Odbijanje zahtjeva može biti teško, pogotovo ako je osoba koja podnosi zahtjev vaš šef. Čak i ako se potrudite učiniti sve što vaš šef od vas zatraži, postoje slučajevi kada ne možete i morate reći ne. Razmislite o svojim razlozima i shvatite što želite reći prije nego što upoznate svog šefa. Umjesto da izravno kažete "ne", pokušajte smisliti pozitivne alternativne prijedloge.
Korak
1. dio od 3: Priprema odgovora
Korak 1. Napišite popis razloga zašto ne možete podnijeti zahtjev
Ako vas šef zamoli da preuzmete dodatni posao ili preuzmete zadatak kada nemate vremena ili je zadatak izvan opisa vašeg posla, korisno je navesti razloge zašto biste trebali odbiti zadatak. Mirno i racionalno razmislite o problemu i navedite razloge. Ove bilješke pomoći će vam da pripremite odgovor svom šefu.
- Postoje jednostavni razlozi zašto ne možete obaviti zadatak, poput predanosti brizi o djeci ili planiranju odmora.
- Ako niste sigurni odgovara li vam zadatak, provjerite opis svog posla.
- Ako već imate veliko radno mjesto i ne možete se prihvatiti drugog posla, morate dobro razmisliti kako se nositi s tim.
Korak 2. Analizirajte svoje radne prioritete
Ako vam je raspored rada problem i niste sigurni možete li preuzeti dodatne zadatke, pokušajte analizirati svoje prioritete. Razmislite o novom zadatku s drugim i ocijenite možete li promijeniti postojeći posao. Samo izgovaranje "Nemam vremena" može natjerati vašeg šefa da preispita vašu učinkovitost i učinkovitost, pa ako vrijeme predstavlja problem, morate pokazati da možete postaviti prioritete zadacima i dovršiti ih na vrijeme.
- Napravite popis obaveza i razvrstite ga po prioritetu i roku.
- Procijenite koliko će svaki zadatak trajati i provjerite postoji li šansa da ćete moći raditi na novom.
- Napravite uredne i jasne dokumente koji se mogu koristiti u razgovoru s nadređenima.
- Ovo je način da "pokažete" svom šefu da ne možete učiniti ono što se od vas traži, a ne samo "reći".
Korak 3. Stavite se na mjesto šefa
Prije nego razgovarate sa šefom, važno je da se pokušate staviti na njegovo mjesto i razumjeti njega i prioritete tvrtke. Razumijevanje motivacije vašeg šefa pomoći će vam da formulirate bolji odgovor. Ako ne izvršavate određeni zadatak jer će to vjerojatno značajno koštati prihod tvrtke, potreban vam je vrlo uvjerljiv argument i alternativa kako tvrtka ne bi izgubila prihod.
- Ako samo želite prebaciti sastanak zbog prethodnih obveza, razmislite o tome kako će to zakazivanje utjecati na vašeg šefa.
- Pokušavajući se staviti na njegovo mjesto pomoći će vam da predvidite kako će vam šef reagirati.
Korak 4. Razmislite o jeziku koji ćete koristiti
Korištenje ispravnog glasa i jezika za izgovaranje ne bez odbijanja važno je. Upamtite, važno je uvijek koristiti neutralni jezik i izbjegavati promjenu situacije. Ne radi se o vama ili vašem šefu, niti o odnosu koji imate, bilo da se radi o dobroj ili lošoj vezi. Uvijek ukazujte na tvrtku i kako postići najbolje rezultate za poslovanje.
- Recite nešto neutralno i objektivno poput: "Ako obavim ovaj zadatak, neću imati vremena dovršiti ovotjedno glavno izvješće."
- Izbjegavajte subjektivne i osobne odgovore. Nemojte reći "ne mogu to učiniti, previše mi je posla".
2. dio od 3: Razgovor s šefom
Korak 1. Pronađite pravo vrijeme za šefa
Prije nego razgovarate sa šefom, morate pronaći pravo vrijeme za njega ili nju. Sigurno ga ne želite vidjeti u stresno ili radno vrijeme. Možda dobro znate kako on radi, ali ako je moguće provjerite njegov dnevni raspored na računalu. Pitajte ga ima li slobodnog vremena jer želite o nečemu razgovarati, ovisno o kulturi i običajima u vašem uredu.
- Obavite privatni razgovor ako vam radna situacija dopušta da razgovarate sami sa šefom.
- Obratite pažnju na radni pritisak i stil rada vašeg šefa. Ako je netko tko voli biti aktivan ujutro, pokušajte razgovarati s njim prije ručka.
- Ako znate da je on uvijek na prvom mjestu, jednog jutra možete doći rano da ga vidite prije nego što stignu drugi zaposlenici.
Korak 2. Govorite jasno i koncizno
Kada razgovarate sa šefom, važno je brzo prenijeti mišljenje i ne izbjegavati probleme. Morate se pobrinuti da svoje mišljenje iznesete na jasan i sažet način. Nemojte se vrtiti oko toga jer će vaš šef misliti da gubite vrijeme i izgubit ćete šefovo suosjećanje.
- Izbjegavajte reći "da, ali …" jer šef može samo čuti "da" i pomisliti da možete obaviti posao, ako možete bolje upravljati svojim vremenom.
- Umjesto da koristite negativne riječi poput "ali", pokušajte koristiti više pozitivnih riječi.
- Na primjer, umjesto da kažete "znam da ste me zamolili da napravim ovo izvješće, ali imam još puno posla", pokušajte reći nešto poput "imam ideju o reorganizaciji opterećenja na ovom projektu".
Korak 3. Opišite svoje stanje
Vrlo je važno da razloge objasnite jasno i učinkovito. Ako ne možete dati čvrst argument, vaš šef vjerojatno ne razumije zašto ne možete obaviti posao. Na primjer, ako se od vas traži da učinite nešto izvan opisa posla, trebali biste to objasniti i biti spremni objasniti svoj opis posla, ako je potrebno. Nemojte odmah otkrivati svoj opis posla, ali budite spremni objasniti ga.
- Ako je vrijeme problem, potreban vam je stvaran i neporeciv razlog zašto ne možete obaviti trenutni zadatak.
- Otkrijte drugi posao koji se radi i koji je prioritet. Recite nešto poput: "Imam rok za dovršenje proljetnog izvješća sljedeći tjedan, pa bi ovaj zadatak mogao biti potezan."
- Pokušajte naglasiti da će, ako vaš šef zadatak dodijeli nekome drugome, biti od koristi toj osobi i tvrtki naglašavajući da je posao koji obavljate važniji.
- Objasnite svoju situaciju jasno i izravno, ali nikada na konfrontacijski ili emocionalni način.
Korak 4. Ne ostavljajte ga predugo
Ako odmah saznate da ne možete obaviti određeni zadatak ili da vam ne odgovara, nemojte dugo čekati da zakažete razgovor sa šefom. Ako dopustite, teže je reorganizirati posao koji još treba obaviti na vrijeme. Čekate li zadnji trenutak, gotovo je nemoguće ispuniti rok. Vaš šef neće suosjećati s vama.
Dio 3 od 3: Ponuda pozitivnih alternativnih prijedloga
Korak 1. Predložite ponovno usklađivanje svojih prioriteta
Kada razgovarate sa šefom, važno je ne reći izravno "ne" ako to možete izbjeći. Umjesto toga, pokušajte pronaći načine za predlaganje pozitivnih alternativa koje ne zahtijevaju od vas da obavite zadatak za koji mislite da ga ne možete učiniti. Dobar način za to je da predložite svom šefu pomoć u preuređivanju vaših prioriteta. Time ćete svom šefu pokazati da želite raditi što je moguće produktivnije i bit će jasno da opterećenje nije konstantno.
- Zapišite svoj izvanredan rad i koliko vam je trebalo da završite svaki zadatak kako biste dokazali da ste dobro razmislili.
- Pitajte šefa govoreći: "Možete li mi pomoći da promijenim svoje prioritete?" pokazat će da ga želite uključiti u upravljanje svojim poslom.
- To će pokazati da cijenite njihovo mišljenje i tražite pomoć za učinkovitiji rad.
Korak 2. Preporučite kolegu
Drugi način da predložite pozitivne alternative jednostavnom odbijanju jest da preporučite suradnika koji bi mogao preuzeti dodatni posao. Time ćete pokazati da ste razmišljali o zadatku i o tome tko mu najviše odgovara. Vaš će šef biti impresioniran time da ste razmišljali o njemu i potrebi tvrtke da obavi posao, a da ne brinete o prekomjernom radu.
- Pokazivanje da dobro prosuđujete i određivanje prioriteta prema potrebama tvrtke sljedeći će put vašem šefu olakšati povjerenje u vašu prosudbu.
- Također će pokazati da razumijete što se događa u uredu i da ste zainteresirani za razvoj svojih suradnika.
Korak 3. Predložite novi radni aranžman
Ako vam je zadano puno posla u dogovorenim satima, ovo bi mogla biti prilika da razgovarate sa šefom o novim radnim dogovorima. Na primjer, ako morate dugo putovati na posao koji smanjuje vašu produktivnost, mogli biste predložiti rad od kuće jedan dan u tjednu čime ćete skratiti vrijeme na posao.
- Ako mislite da će vam fleksibilniji obrazac rada olakšati prilagodbu zahtjevima radnog mjesta, nemojte se bojati to iznijeti.
- Uvijek razmišljajte o kulturi na svom radnom mjestu i o tome je li fleksibilniji rad održiva ideja.
- Dobro razmislite o svim prijedlozima prije nego što ih podnesete. Ne predlažite ideje koje nisu potpuno jasne.
Upozorenje
- Ako vas šef od vas zatraži da učinite nešto nezakonito, imate pravo reći ne. Obratite se vlastima.
- Budite mirni i govorite normalnim tonom glasa.
