Plan upravljanja opisuje kako će se organizacija ili poslovanje odvijati. S planom upravljanja možete formulirati upravljačke strukture i operacije. Plan također osigurava da svi članovi imaju isto mišljenje i da će ciljevi biti postignuti. Plan upravljanja možete lako izraditi kroz nekoliko jednostavnih koraka.
Korak
1. dio od 4: Pokretanje plana upravljanja
Korak 1. Odredite potrebu za planom upravljanja
Plan upravljanja služi za formuliranje procedura i politika koje su važne za organizaciju, kao i odgovornosti i ovlaštenja svih uključenih. Bez plana, operacije mogu biti nedosljedne, odgovornosti su nejasne, a organizacija nespremna za određene događaje.
- Poslovni plan omogućuje svim članovima organizacije da jasno znaju svoj položaj, uključujući kome trebaju prijaviti, tko im podnosi izvješće i njihove odgovornosti.
- Tvrdnja uloge također stvara osjećaj odgovornosti jer će biti jasno tko je kriv ako se nešto dogodi ili ne dogodi.
Korak 2. Nacrtajte plan
Plan upravljanja trebao bi sadržavati niz ključnih elemenata. Nacrtajte jednostavan nacrt na ploči ili računalnom dokumentu, prikazujući dijelove plana upravljanja kako biste vi i vaš tim mogli o njima razgovarati. Plan upravljanja trebao bi sadržavati sljedeće odjeljke:
- Opis strukture upravljanja.
- Odjeljak koji detaljno opisuje svakog člana te njegove odgovornosti i ovlaštenja.
- Tablica koja prikazuje interakcije i odgovornosti između svake razine u organizaciji.
- Odjeljci koji opisuju različite aspekte organizacije kojom se upravlja, kao i politike i procedure upravljanja.
- Raspored za ažuriranje, proširenje i razvoj planova upravljanja i upravljanja.
Korak 3. Opišite svoju upravljačku strukturu
Svaka organizacija ili poduzeće ima donekle drugačiju strukturu upravljanja. Na početku plana riječima ili dijagramima opišite upravljačku strukturu. Objasnite tko donosi konačne odluke, bilo da je to uprava, odbor ili pojedinačna osoba. Uključite vanjske i unutarnje donositelje odluka, kao i konzultante. Ako je potrebno, objasnite kako se dodjela odluka temelji na organizacijskoj hijerarhiji.
Korak 4. Navedite različite aspekte organizacije kojima će se upravljati prema planu
Podijelite sve procese i funkcije u kategorije. Kategorije se mogu definirati prema odjelima u velikom poduzeću ili prema poslovnom procesu u malom poduzeću. Aspekti poslovanja koji su općenito uključeni su upravljanje zaposlenicima, financijska kontrola, kontrola zaliha ili opskrbe, marketing ili odnosi s javnošću te operacije (poput proizvodnje ili prodaje). Podijelite sve aspekte organizacije tako da možete definirati njihove uloge i postupke.
2. dio od 4: Opisivanje vlasništva i upravljanja
Korak 1. Obratite pozornost na vrstu vlasništva organizacije
Jasno opišite vlasništvo nad tvrtkom. Navedite je li organizacija javna, privatna ili neprofitna. Osim toga, ako postoji više vlasnika ili ulagača, morat ćete objasniti podjelu ovlasti, obveza i udjela. Na primjer, vlasništvo nad organizacijom može se podijeliti u ugovoru o partnerstvu ili dioničaru tvrtke.
Korak 2. Navedite imena članova odbora
Navedite članove ako vaša tvrtka ima odbor. Napišite sažetak njihovog vodstva, iskustva, prednosti i slabosti. Privatna poduzeća možda nemaju upravni odbor. Ako nema ploče, ne morate ulaziti u ovaj odjeljak.
Uključite kopiju politike odbora, uključujući uvjete izbora, mandat, odgovornosti, ovlaštenja i rješavanje sukoba. Ove informacije moraju biti navedene u ugovoru o poslovanju ili drugom osnivačkom dokumentu
Korak 3. Predstavite ključne članove uprave
Zapišite kvalifikacije i iskustvo svakog člana. Osim vlasnika i članova uprave, ovaj odjeljak uključuje ulagače, rukovoditelje, menadžere, ključne zaposlenike i osoblje te poduzetnike. Opišite pozadinu članova, zajedno s njihovim karakteristikama i doprinosom uspjehu poslovanja.
Korak 4. Predstavite snage svakog pojedinca u upravljačkom timu
Objasnite koliko su ove kvalitete vrijedne za položaj svakog člana. Uključite atribute poput motivacijske sposobnosti, financijske sposobnosti i poslovne sposobnosti.
- Navedite prethodne položaje i dužnosti svakog člana koji se odnose na njihove trenutne obveze. Objasnite kako obveza koristi sposobnosti i jača položaj uprave.
- Unesite obrazovanje svakog upravitelja. Objasnite koliko je njihova obuka korisna za tvrtku. Uključite obrazovanje koje je relevantno samo za njihov trenutni položaj.
- Ako ste jedini zaposlenik, uključite vlastito iskustvo i prednosti.
Korak 5. Opišite proces zapošljavanja
Objasnite osnove zapošljavanja novih zaposlenika. Navedite kvalifikacije i iskustvo potrebno za svako radno mjesto. To je osobito važno ako niste zaposlili menadžera. Uključite proces obuke i sve provedene programe poticaja ili nagrada. Ovdje se može uključiti i opis prednosti.
Korak 6. Uključite ime savjetnika ili vanjskog savjetnika kojeg ćete koristiti
Postoje ljudi kojima biste se mogli obratiti radi marketinga, osobnih savjeta i financijskog savjetovanja. Na primjer, vašem će poslu možda trebati:
- Odvjetnik
- Računovođa
- Agent osiguranja
- Konzultant
Korak 7. Uključite sažetak sposobnosti upravljačkog tima
Napišite kratak opis objašnjavajući zašto je vaš tim uspješan. Na kraju plana upravljanja navedite zašto će vaš tim odrediti uspjeh poslovanja. Objasnite kako će kombinacija menadžera u ovom poslovnom modelu pomoći tvrtki u godinama koje dolaze. Ovaj odjeljak kombinira različite točke plana.
Na primjer, „Naš tim ljudi različitih sposobnosti ima kombinaciju 40 godina iskustva u ovom području. S koordiniranom demokratskom strukturom mogu učinkovito surađivati kako bi postigli željene rezultate. S timom vjerujemo da će poslovanje biti isplativo za dvije godine.”
Korak 8. Opišite odnos između uprave, vlasnika i zaposlenika
Važan aspekt operacija upravljanja je interakcija između razina menadžmenta i između uprave/vlasnika i zaposlenika. Opišite ovlaštenje, odgovornost i ulogu svake razine u aspektima poslovanja. Uključite zajedničke procese donošenja odluka i suradnje, kao i potrebne sastanke ili linije komunikacije. Pobrinite se da se svi dogovore kako riješiti sporove i podijeliti vlast.
3. dio od 4: Pisanje politika i postupaka
Korak 1. Razmotrite potrebu za pisanom politikom
Pisane politike imaju za cilj definirati poslovanje u velikim organizacijama. Politike će stvoriti dosljednost i osigurati nesmetano funkcioniranje svih procesa. Međutim, vrlo malim tvrtkama ili organizacijama možda neće trebati politika. Zapravo, politike ponekad mogu ograničiti suradnju i usporiti rad malih grupa. Prije izrade politike razmislite o veličini i potrebama vaše organizacije.
Korak 2. Okupite grupu menadžmenta i zaposlenika
U svakom razmatranju aspekata poslovanja okupite članove uprave i zaposlenike koji su izravno pogođeni ili odgovorni za proces ili područje. Definirajte politike i postupke s njima, prihvatite unos i razjasnite sve pojedinosti. To omogućuje provedbu planova u stvarnom poslovanju i daje zaposlenicima osjećaj vlasništva.
Korak 3. Zapišite politike i procedure za svaki aspekt poslovanja
To će se koristiti kao objašnjenje menadžmentu i zaposlenicima o tome kako upravljati ovim dijelom organizacije. Organizacijske politike, filozofije i propisi osmišljeni su kako bi postigli ciljeve i osigurali da su operacije u skladu s organizacijskim načelima. Ta se politika ostvaruje kroz postupke koji su specifične metode za obavljanje poslovnih operacija.
Na primjer, politika korištenja i prodaje samo ekološki prihvatljivih materijala i proizvoda. Postupak koji podržava ovu politiku jest kupnja robe od prodavatelja koji su ekološki prihvatljivi ili provjera utjecaja materijala ili proizvoda na okoliš
Korak 4. Provjerite odgovara li politika vašoj kulturi i filozofiji
Politike i postupci moraju biti u skladu s filozofijom i ciljevima. Provjerite svaku točku politike kako biste bili sigurni da sve vodi do istog kraja. Ako se nešto ne slaže ili je upitno, unesite izmjene kako bi bolje odgovarale misiji.
Dio 4 od 4: Revidiranje plana
Korak 1. Pažljivo ponovno pročitajte plan
Plan upravljanja mora biti profesionalan. Dokument ne smije sadržavati pravopisne i gramatičke greške. Ispis na bijelom papiru bez bora i mrlja.
Korak 2. Odaberite jasan format
Format plana upravljanja trebao bi biti isti kao i za bilo koji drugi poslovni prijedlog. Glavne odjeljke možete označiti podebljanim naslovima. Koristite font koji se lako čita. Standardni font je Times New Roman, veličina 12. Možete upotrijebiti točke za nabrajanje svojih iskustava, sposobnosti i odgovornosti ili predstaviti važne informacije u kratkim odlomcima.
Korak 3. Razmislite o tome da zamolite poslovnog savjetnika da pregleda nacrt plana
Što više ljudi to pročita, to bolje. Poslovni savjetnik ili financijski planer može vam dati bolje savjete. Porazgovarajte sa konzultantom. Možda će u tome pronaći praznine ili sukobe.
Korak 4. Pošaljite ga svim vlasnicima
Svi vlasnici i menadžeri na visokoj razini u tvrtki moraju odobriti plan upravljanja. Pobrinite se da svaki vlasnik ima kopiju. Mogu vam poslati ispravke i revizije. Pažljivo razmotrite njihov doprinos. Ako se ne slažete s promjenom, razgovarajte o tome s njima kako biste pronašli kompromis.
Nakon što se slože, neka svi vlasnici potpišu plan upravljanja prije nego što ga predate investitorima, bankama ili tijelima za financiranje
Korak 5. Obvezite se promijeniti plan ako je potrebno
Svi novonastali planovi upravljanja nisu provjereni i vjerojatno će zahtijevati reviziju nakon što se provedu. Stoga biste trebali uključiti odredbu da se planovi mogu mijenjati i revidirati tijekom službenog putovanja. Počnite s izradom rasporeda procjene, navodeći kada će se održati sastanak na kojem će se raspravljati o učinkovitosti plana i uspjehu ili neuspjehu njegove provedbe.
- Osigurajte način na koji sve uprave i zaposlenici mogu poslati povratne informacije vezane za plan upravljanja.
- Zatim stvorite način odobrenja i primijenite promjene.
