Poslovna izvješća jedno su od najučinkovitijih sredstava komunikacije u današnjem poslovnom svijetu. Prednosti poslovnih izvješća su mnoge. Tvrtke ili pojedinci mogu koristiti poslovna izvješća za donošenje važnih odluka. Ako želite napisati dobro poslovno izvješće, naučite kako razumjeti svrhu pisanja izvješća.
Korak
1. dio od 2: Odlučite koju vrstu poslovnog izvješća želite napisati
Korak 1. Koristite poslovne izvještaje za prenošenje ideja
Ovo izvješće naziva se "izvješće o opravdanosti/preporuci". Ovo izvješće možete koristiti za razmjenu ideja sa svojim upraviteljem ili direktorom. Obično ćete morati pripremiti sažetak i tijelo izvješća. Sažetak je sredstvo prenošenja ideja. Tijelo sadrži informacije o koristima, troškovima, rizicima i druge informacije vezane za vašu ideju.
Na primjer, želite kupiti pisač za svoje odjeljenje. Kako biste uvjerili upravitelja da je pisač zaista potreban, pripremite izvješće o opravdanju/preporuci za formalno podnošenje zahtjeva za kupnju pisača upravi
Korak 2. Predstavite rizike koji prate poslovnu priliku
"Istražni izvještaji" pomažu donositeljima odluka da razmotre rizike s kojima se moraju suočiti kada žele poduzeti određene radnje kako bi menadžment mogao predvidjeti neželjene učinke. Ovo se izvješće sastoji od uvoda, tijela i zaključka. Predgovor sadrži važne informacije o pitanju koje se istražuje. Tijelo sadrži objašnjenje činjenica i rezultate istrage. Zaključak sadrži sažetak izvješća.
Na primjer, farmaceutska tvrtka X želi surađivati s farmaceutskom tvrtkom Y koja se suočava s problemom. Tvrtka X ne želi surađivati s tvrtkama koje su trenutno ili su imale financijske probleme. Stoga tvrtka X traži potpune informacije o tvrtki Y, a zatim priprema istražno izvješće o financijskim podacima tvrtke Y s direktorom financija
Korak 3. Predstavite informacije o usklađenosti državnim agencijama
Ovo izvješće, koje se obično naziva "izvješće o usklađenosti", korisno je za dokazivanje korporativne odgovornosti dokazujući državnim agencijama (gradu, pokrajini, središnjoj itd.) Da uprava radi u skladu s važećim zakonima/propisima i upravlja financijama u skladu s procedurama. Ovo se izvješće sastoji od uvoda, tijela i zaključka. Predgovor sadrži objašnjenje glavnih tema obrađenih u izvješću. Prtljažnik sadrži podatke, činjenice i druge podatke koje vladine agencije trebaju znati. Zaključak sadrži sažetak izvješća.
Na primjer, upravni odbor državnog osiguravajućeg društva mora predočiti ministru financija da se upravljanje društvom provodi u skladu sa zakonima i propisima koji su na snazi u 2019. Za to, upravni odbor priprema godišnju izvješće o usklađenosti za predstavljanje aktivnosti tvrtke tijekom 2019. godine
Korak 4. Predstavite izvedivost predložene ideje ili projekta
Izvješće koje sadrži objašnjenje za utvrđivanje je li ideja prihvaćena ili odbijena naziva se "izvješće o izvedivosti". Ovo se izvješće sastoji od sažetka i tijela. Sažetak sadrži ideje, dok tijelo ocrtava prednosti, moguće probleme, troškove i druga pitanja u vezi s predloženom idejom. Uprava može koristiti izvješće o izvedivosti da odgovori na sljedeća pitanja:
- Može li se ovaj projekt dovršiti u okviru financijskog proračuna?
- Je li ovaj projekt isplativ?
- Može li se ovaj projekt dovršiti prema unaprijed utvrđenom rasporedu?
Korak 5. Predstavite rezultate istraživanja dobivene istraživanjem
"Izvješće o istraživanju" predstavlja rezultate detaljnog proučavanja vrlo specifičnog pitanja ili problema. Ovo se izvješće sastoji od sažetka (sažetka), predgovora, korištenih metoda, rezultata istraživanja, zaključaka i prijedloga. Prilikom izrade izvješća morate obavijestiti rezultate studija koje se koriste kao referenca.
Na primjer, uprava želi provesti studiju u kojoj će biti uključeno svo osoblje kako bi odlučili je li potrebno zabraniti zaposlenicima pušenje u kantini tvrtke. Osoba koja provodi istraživanje napisat će izvješće o rezultatima istraživanja
Korak 6. Pomozite tvrtki poboljšati svoje politike, proizvode ili postupke dosljednim nadzorom
Zatim pripremite "periodično izvješće" koje se piše u svakom određenom vremenskom okviru, na primjer tjedno, mjesečno, tromjesečno itd. Ovo izvješće prikazuje razinu učinkovitosti tvrtke, dobit/gubitak i druge podatke za određeno razdoblje.
Na primjer, vlasnik ljekarne zatražit će od svog prodavača da svakog trećeg u sljedećem mjesecu podnese mjesečno izvješće o prodaji
Korak 7. Dostavite izvješće u slučaju određenih situacija
Za razliku od periodičnih izvješća, "izvještaji o situaciji" pišu se za posebne potrebe, kao što je jednostavno davanje informacija na sastancima ili izvještavanje o naporima za suočavanje s prirodnim katastrofama. Ovo se izvješće sastoji od uvoda, tijela i zaključka. Uvod sadrži objašnjenje prijavljenih događaja i daje kratak pregled pitanja o kojima se raspravlja u tijelu izvješća. U zaključku objasnite rješenja koja su bila i koja će se provesti.
Na primjer, guverner traži od gradonačelnika da dostavi izvješće o situaciji nakon što se uragan dogodi u području pod njegovom odgovornošću
Korak 8. Predložite neka rješenja za rješavanje problema
"Referentno izvješće" predstavlja nekoliko mogućnosti rješenja za donošenje odluka. Prema svojoj namjeni autor preporučuje nekoliko radnji koje je potrebno poduzeti. Ovo se izvješće sastoji od uvoda, tijela i zaključka. Predgovor objašnjava svrhu pisanja izvješća. Torzo izražava trenutnu situaciju ili problem zajedno s nekoliko mogućnosti rješenja. Zaključak donosi najbolje rješenje.
Na primjer, jedna automobilska tvrtka želi izgraditi tvornicu u Aziji. Prilikom pisanja referentnog izvješća navedite najviše 3 zemlje prema potrebama tvrtke i u zaključku predložite najbolje mjesto
2. dio 2: Pisanje poslovnog izvješća
Korak 1. Odredite svrhu pisanja i formatirajte izvješće
Zapitajte se zašto želite napisati poslovno izvješće. Odaberite vrstu izvješća na gornjem popisu prema ciljevima koje želite postići.
- Bez obzira na razlog, svakako postavite kratke i jasne ciljeve. Čitatelji izvješća postaju zbunjeni ako je formulacija ciljeva dugotrajna, pa se sumnja u vjerodostojnost izvješća.
- Na primjer, vašem odjelu trebaju dodatna promidžbena sredstva. Prilikom pisanja izvješća usredotočite se na trenutačno raspoloživi proračun za promicanje proračuna i predstavite učinkovit plan rada kako biste maksimalno iskoristili dodatna sredstva.
Korak 2. Razmotrite publiku koja će čitati izvješće
Čitatelji izvješća mogu doći izvan tvrtke (ne zaposlenika) ili iz nje same. Prilikom pisanja izvješća razmislite o tome koliko čitatelj razumije ili ima informacije o problemu o kojem se raspravlja. Također razmislite o tome koliko će čitatelju biti korisne informacije iznesene u izvješću.
- Tko god će pročitati izvješće, financijski aspekt uvijek je glavni prioritet za menadžment ili klijente.
- Na primjer, želite implementirati program podjele poslova u svom odjelu. Za to ćete morati napisati poslovno izvješće koje će pročitati direktor osoblja, direktor operacija i glavni izvršni direktor. Uzmite u obzir mogućnost da već znaju za program kako biste u izvješću mogli dati relevantne informacije. Ako uprava nikada nije raspravljala o programu podjele posla, vaše izvješće je informativno i korisno. Ako je tvrtka već planirala ovaj program, vaše će izvješće biti neučinkovito i manje uvjerljivo.
Korak 3. Odredite što treba naučiti
Najteži korak pri izradi poslovnog izvješća nije pisanje. Najteže je donijeti zaključke i prikupiti popratne podatke. Morat ćete imati širok raspon vještina, na primjer prikupljanje podataka i analizu tržišta. Što vi i uprava morate znati kako biste mogli donositi informirane odluke o temama obuhvaćenim u vašem izvješću?
Korak 4. Prikupite relevantne podatke za pisanje izvješća
Provjerite jesu li popratni podaci koje ste dali rezultat istraživanja. U suprotnom biste mogli izgubiti vjerodostojnost. Prikupljanje podataka također je određeno vrstom izvješća koje će se napisati. Upotrijebite podatke koji su točni i relevantni za svrhu pisanja izvješća.
- Prikupljanje podataka iz internih izvora obično je brže. Na primjer, podatke o prodaji proizvoda možete zatražiti od prodajnog odjela putem telefona. Stoga se podaci odmah primaju i uključuju u izvješće.
- Vanjski se podaci mogu dobiti od tvrtke. Ako su drugi odjeli prikupili i analizirali podatke o potrošačima, zatražite ih kako ne biste morali sami istraživati. Potrebni podaci moraju biti prilagođeni području poslovanja, ali pisci poslovnih izvješća obično ne moraju prvo istraživati.
- Na primjer, ako želite napisati izvještaj o opravdanju/preporuci, napravite malo istraživanje kako biste saznali prednosti predstavljenih ideja, a zatim rezultate istraživanja uključite u izvješće.
Korak 5. Odlučite kako strukturirati izvješće prije pisanja
Na ovu odluku utječe svrha pisanja izvješća. Na primjer, način pripreme izvješća o usklađenosti i izvješća o izvedivosti različit je. Počnite pisati kad shvatite kako sastaviti izvješće.
- Razvrstajte popratne podatke u nekoliko grupa. Poslovna izvješća obično sadrže obilje podataka i informacija. Podjela podataka u grupe ključ je uspješnog pisanja dobrog poslovnog izvješća. Na primjer, prezentirajte podatke o prodaji odvojeno od podataka o klijentima i uključite naslov za svaki pregled podataka.
- Sastavite izvješća razvrstavanjem podataka sažetka po naslovu kako bi ih bilo lako čitati i razumjeti. Dakle, prikazani podaci mogu podržati glavnu svrhu pisanja izvješća.
- Ponekad morate pričekati da netko drugi analizira ili unese podatke. Dok čekate, možete obraditi cijeli skup podataka.
Korak 6. Izvedite zaključke i dajte konkretne prijedloge
Donesite logične zaključke koristeći podatke sadržane u izvješću. Objasnite radnje koje je potrebno poduzeti na temelju ovih zaključaka.
Svako rješenje koje predlažete mora biti popraćeno posebnim, mjerljivim radnjama. Opišite sve promjene opisa posla, rasporeda ili raspodjele sredstava potrebnih za provedbu novog plana rada. Pobrinite se da vaši prijedlozi budu podržani podacima koji dokazuju da je uprava u stanju postići ciljeve primjenom rješenja predstavljenih u izvješću
Korak 7. Pripremite sažetak
Ovaj sažetak bit će prva stranica poslovnog izvješća, ali je napisan na samom kraju. Sažetak je način predstavljanja rezultata studije i zaključaka kako bi se dao uvid u sadržaj izvješća ako netko nema vremena pročitati ga do kraja. Kao ilustracija, sažetak je poput filmske najave ili sažetka teze.
Ovo se izvješće naziva izvršnim sažetkom jer zaposleni rukovoditelji mogu čitati samo ovaj sažetak. Prenesite važne informacije nadređenima u 200-300 riječi u obliku sažetka. Mogao je dalje čitati ako je želio znati pojedinosti
Korak 8. Pomoću infografika prenesite određene podatke
Ponekad morate dati kvantitativne podatke pomoću grafikona ili grafikona. Predstavite podatke u različitim bojama kako bi bili privlačniji i lakši za razumijevanje. Za lakše čitanje podataka upotrijebite znakove za nabrajanje, redne brojeve ili tablice. Ovaj korak čini da prikaz podataka izgleda drugačije kako bi se pokazao njihov značaj.
- Obično slike čine poslovna izvješća privlačnijima. Izvješća djeluju monotono ako sadrže samo tekst i brojeve. Predstavite relevantne i korisne infografike, ali nemojte pretjerivati.
- Upišite podatke u okvire na stranici koja je gotovo u cijelosti tekst, bez tablica ili brojeva. Stranice s punim tekstom obično su dosadne. Sažetak važnih informacija može se prikazati u okviru.
Korak 9. Navedite izvore informacija
Ovisno o vrsti istraživanja koje obavljate, možda ćete morati navesti davatelja informacija. U poslovnom izvješću bibliografija ili izvorna stranica imaju za cilj pružiti informacije čitatelju ako želi provjeriti ili potražiti druge podatke.
Prilikom uključivanja citata u izvješća prema vrsti poslovanja koristite ispravan format
Korak 10. Provjerite izvješće 2 puta
Ne činite se ozbiljnim kada prijavite bilo kakve pravopisne ili gramatičke greške. Ove greške dovode u pitanje vjerodostojnost vaše studije. Osim toga, iznesite jasne i nedvosmislene informacije.
- Na primjer, nemojte koristiti riječi koje je teško razumjeti ili preduge rečenice.
- Izbjegavajte razne razgovore.
- Ako čitač izvješća radi u istom poslu, možete koristiti žargon ili tehničke izraze, ali nemojte pretjerivati.
- Obično se poslovna izvješća pišu pasivnim glasom. Ovo izvješće je jedan primjer koji pokazuje da je pisanje pasivnim rečenicama bolje od aktivnih rečenica.
- Prilikom provjere izvješća pogreške se mogu zanemariti jer ste sami upisali. Neka vaš suradnik koji čita podršku pročita vaše izvješće, a zatim zatražite povratne informacije. Mnogo je bolje znati greške kolega, nego nadređenih. Iskoristite unos kolega za poboljšanje izvješća, uzimajući u obzir prijedloge.
Korak 11. Napravite sadržaj
Napišite poslovno izvješće prema službenom formatu stvaranjem sadržaja koji će biti koristan kao referenca pri pretraživanju određene stranice. Uključite brojeve stranica svakog odjeljka izvješća u sadržaj, osobito sažetak i zaključak.
Korak 12. Vrijeme je za povezivanje izvješća
Najbolji način za poboljšanje izvješća koje nudi koristan cjelovit pregled jest njegovo što bolje uvezivanje, na primjer pomoću spiralne žice, veziva ili kartonskih omota. Stoga izvješće izgleda uredno i atraktivno pa će ga drugi htjeti pročitati do kraja.
