Tjedni izvještaji obično se koriste u mnogim tvrtkama i maloprodajnim okruženjima, ili u istraživačkim projektima i stažiranjima. Napišite kratka, sažeta tjedna izvješća kako bi vaš šef imao jasnu sliku o vašem napretku.
Korak
1. dio 3: Organiziranje informacija
Korak 1. Identificirajte svrhu izvješća
Iako morate podnositi tjedna izvješća kao dio zadatka, svrha samog izvješća nije zadržavanje posla. Poznavanje razloga zašto vaš šef traži tjedno izvješće pomoći će vam da odredite koje bi informacije trebale biti uključene u izvješće i koje su najvažnije.
- Obično se izvješća pišu kako bi menadžeri bili u tijeku sa statusom projekta na kojem radite ili kako bi im pomogli u donošenju odluka.
- Na primjer, ako ste upravitelj maloprodajne trgovine, od vas će se možda tražiti da podnesete tjedno izvješće koje sažima tjednu prodaju. Poslodavci koriste ta izvješća za procjenu učinka trgovine, razine cijena i primljenih narudžbi.
- Ako podnosite tjedno izvješće o stažiranju ili istraživačkom projektu, svrha izvješća je pokazati svom šefu ili instruktoru koliko napredujete i podijeliti sva velika otkrića i otkrića.
Korak 2. Odlučite tko će čitati izvješće
Za planiranje izvješća bitno je znati tko je vaša publika. Ako ne znate tko će čitati izvješće (i zašto), ne možete znati koje su informacije najvažnije.
- Identificiranje vaše publike također će vam pomoći razumjeti kako bi vaše izvješće trebalo biti strukturirano i koji jezik koristiti. Na primjer, mogli biste napisati istinito izvješće ako je publika skupina petogodišnjaka nego da ga pišete za rukovoditelje velikih korporacija.
- Također ćete dobiti jasniju sliku onoga što vaša publika već zna i što trebate detaljnije objasniti ili trebate navesti dodatne izvore upućivanja. Na primjer, ako pišete tjedno izvješće o pravnom pitanju koje će čitati skupina odvjetnika, nema potrebe davati detaljan sažetak zakona. Međutim, takav sažetak može biti potreban ako pišete izvješće o tom pitanju za rukovoditelje ili administratore koji nemaju pravno znanje.
- Ako je izvješće potrebno za pripravnički staž, istraživački projekt ili drugu akademsku aktivnost, imajte na umu da publika nije vaš predavač ili instruktor, iako će im se izvješće dostaviti. Da biste u ovom kontekstu pronašli publiku, usredotočite se na prirodu svog projekta i svoju disciplinu u cjelini.
Korak 3. Dajte prednost glavnim točkama izvješća
Iako biste trebali nastojati da vaše izvješće bude što jezgrovitije, moguće je da vaša publika neće pročitati sve. Da biste odgovorili na to, trebate staviti najvažnije informacije ili konačni rezultat na početak izvješća.
- Na primjer, ako izvješće ima za cilj usporediti i uporediti tri različite marke opreme i preporučiti onu za koju mislite da je najprikladnija za potrebe tvrtke, zaključak bi trebao biti napisan na početku. Zatim možete dati objašnjenje zašto.
- Općenito, prva stranica izvješća trebala bi sadržavati sažetak rezultata, preporuka ili zaključaka. Iskoristite ostatak izvješća da biste dublje kopali, a čitatelji će čitati dalje ako osjećaju potrebu ili žele proširiti svoje razumijevanje vaših nalaza.
Korak 4. Budite svjesni "sudbine" koju izvješće obično doživi
U većini slučajeva generiraju se tjedni izvještaji za potrebe čuvanja podataka i bit će pohranjeni u odgovarajućoj arhivi. Tjedni izvještaji rijetko se čitaju u cijelosti u većini konteksta i ne biste trebali očekivati drugačije.
- Međutim, nemojte ovu činjenicu koristiti kao izgovor za lažiranje izvješća ili rad na njima kako bi bili niske kvalitete. Izvješća moraju odražavati vas i vašu radnu etiku. Neuredno izrađeno izvješće vjerojatno će se primijetiti i reći "znao sam da ga nećete pročitati" nije izgovor za proizvodnju podstandardnog radnog proizvoda.
- Iako bi izvješće u cjelini trebalo biti kvalitetno i dobro napisano, usredotočite se na dijelove izvješća koje će publika najvjerojatnije pročitati. Ovaj je odjeljak obično sažetak ili preporuka. Trebali biste ga napisati bez najmanje greške.
- Imajte na umu da nadređeni ne čitaju cijeli sadržaj izvješća ne zato što nisu zainteresirani ili zato što nisu važni. Ljudi na visokim rukovodećim ili rukovodećim položajima vrlo su zaposleni i vješti su u prikupljanju informacija potrebnih za učinkovito donošenje odluka. Neće čitati cijelo izvješće osim ako je to krajnje potrebno, ali će ga spremiti u slučaju da ga kasnije žele ponovno pročitati.
Dio 2 od 3: Oblikovanje izvješća
Korak 1. Zatražite uzorak
Mnoge tvrtke imaju standardni format za tjedna izvješća, a menadžeri ili rukovoditelji mogu biti naviknuti na primanje informacija na ovaj način. Korištenje različitih formata može dovesti do frustracije i zabune.
- To je vrlo važno u pripremi izvješća o prodaji. Menadžeri su navikli gledati izvještaje na prvi pogled i znati gdje će na stranici pronaći određene brojeve ili podatke. Korištenje različitih formata postaje neučinkovita mjera jer su prisiljeni pročitati cijelo izvješće kako bi pronašli potrebne informacije.
- Provjerite s administrativnim pomoćnikom postoji li predložak koji možete koristiti za pisanje izvješća. Na taj način ne morate ga stvarati od nule pomoću aplikacije za obradu teksta. Mnoge tvrtke imaju predloške dokumenata s pravim postavkama, uključujući margine, tablice, stilove odlomaka i fontove.
Korak 2. Razmotrite načine dostave
Ako izvješće podnesete kao tiskani dokument ili kao privitak e-pošte, format će biti drugačiji nego da ste ga napisali kao dio teksta e-pošte.
- Na primjer, ako izvješće šaljete kao privitak e-pošte, morate uključiti sažetak u tekst e-pošte. Na taj način čitatelji ne moraju otvarati dodatak da bi razumjeli glavne aspekte vašeg izvješća.
- Ako svoje izvješće podnosite kao fizički dokument, najvjerojatnije ćete morati priložiti propratno pismo ili naslovnu stranicu kako bi se izvješće moglo ispravno identificirati i podnijeti.
- Bez obzira na način na koji podnosite izvješće, pobrinite se da vaše ime bude na svim stranicama i da su sve stranice numerirane u formatu “X od Y” (čitajte: ukupno stranica X od Y). Listovi izvješća mogu se lako raštrkati i kratkim pogledom treba znati je li izvješće potpuno i tko ga je sastavio.
- Tražene podatke možete jednostavno uključiti kao zaglavlje (zaglavlje) na svaku stranicu. Na primjer, zaglavlje bi moglo glasiti ovako: „Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23., str. 3 od 7 ".
Korak 3. Uključite sažetak
Sažetak je kratki sažetak cijelog izvješća, obično samo odlomak ili dva, s nekoliko rečenica za svaki odjeljak izvješća. Opća je ideja da izvršni direktor može pročitati ovaj sažetak, i sve dok je u skladu s njegovim početnim očekivanjima o problemu o kojem je riječ, može poduzeti mjere bez daljnjeg čitanja.
- Prilikom izrade sažetka vrlo je važno koristiti jasan i sažet jezik kako bi ga bilo lako razumjeti. Izbjegavajte žargon ili posebne izraze koji zahtijevaju objašnjenje, čak i ako znate da je vaša publika vrlo dobro upoznata s tim izrazima.
- Napišite sažetak sažetka na kraju, nakon što ispunite sve ostale odjeljke izvješća. Uostalom, ne možete sažeti nešto što još nije napisano. Čak i ako već imate detaljan prikaz onoga što ćete napisati u svom izvješću, stvari se mogu promijeniti tijekom procesa pisanja.
Korak 4. Izradite strukturu odlomka i odjeljaka izvješća
Kad shvatite format koji će se koristiti za pisanje izvješća, izradite skicu za dijelove izvješća koji će odgovarati svrsi izvješća.
- Provjerite nacrt kako biste bili sigurni da se sve logički prelijeva iz jednog odjeljka u drugi i provjerite je li nacrt osmišljen tako da odgovara publici koja je identificirana za izvješće.
- Općenito, izvješće će sadržavati sažetak, uvod, zaključke i preporuke, nalaze i raspravu te popis referenci. Možete uključiti priloge koji sadrže relevantne podatke, kao i sadržaj za dulja izvješća. Međutim, tjedni izvještaji obično nisu tako dugi.
- Svaki dio izvješća bavi se određenom temom. U tom odjeljku svaki odlomak obrađuje jednu ideju. Na primjer, ako jedan odjeljak izvješća ima naslov "Popularne robne marke za djecu", mogli biste napisati zasebni odlomak za svaku robnu marku. Ako pravite razliku između odjeće za dječake i djevojčice, stvorite pododsjek (s odgovarajućim podnaslovima) za svaku marku, zatim jedan odlomak koji govori o dječačkoj odjeći koju robna marka nudi i drugi odlomak za odjeću za djevojčice.
Korak 5. Po potrebi izradite naslovnu stranicu ili propratno pismo
Kraća izvješća možda neće zahtijevati zasebnu naslovnu stranicu, ali duža izvješća trebaju sadržavati posebnu stranicu koja vas identificira kao autora izvješća i ukratko objašnjava svrhu izvješća.
- Naslovna stranica razlikuje se od sažetka i u biti sadrži podatke potrebne za ispunjenje administrativnih svrha kako bi se izvješće moglo ispravno podnijeti.
- Poslodavci mogu imati posebnu uvodnu stranicu potrebnu za tjedna izvješća. Ako je tako, provjerite koristite li pravi format.
- Naslovna stranica treba sadržavati najmanje naslov ili opis izvješća (npr. "Tjedno izvješće o prodaji"), vaše ime i imena drugih suradnika, naziv tvrtke i datum kada ste dovršili ili podnijeli izvješće.
3. dio 3: Korištenje grubog jezika
Korak 1. Stvorite učinkovite naslove i titlove
Naslovi i podnaslovi omogućuju čitateljima da brzo pronađu određene dijelove izvješća koji ih zanimaju ili ono što žele pročitati kako bi dobili dodatne potporne informacije o vašim zaključcima ili preporukama.
- Pobrinite se da naslov i podnaslov opisuju sadržaj u odjeljku ili pododsjeku izravno i točno.
- Na primjer, pri izradi tjednog izvješća o prodaji mogli biste uključiti odjeljke koji raspravljaju o “Trendovima ženske odjeće”, “Trendovima muške mode” i “Popularnim dječjim markama”. Unutar tih odjeljaka možete postaviti titlove za isticanje određenih trendova ili popularnih marki.
- Koristite istu gramatičku konstrukciju za sve naslove kako bi izvješća zvučala logično i dosljedno. Na primjer, ako prvi naslov glasi “Izgradnja uporišta u muškoj odjeći”, drugi naslov trebao bi biti “Vodeći trend ženske odjeće”, a ne nešto poput “Brojke o prodaji ženske odjeće”.
Korak 2. Napišite izvješće koristeći jasne i jednostavne rečenice
Sažeto pisanje s rečenicama strukturiranim u standardnom redoslijedu "subjekt-glagol-objekt" daje jasnoću mišljenja i daje vjerodostojnost vašim preporukama i zaključcima.
- Nakon što ste napisali prvu verziju izvješća, pažljivo ga pročitajte i uklonite sav nepotreban jezik. Pronađite radnju za svaku rečenicu i pored glagola postavite tko je izvršio radnju. Zamislite svaku rečenicu kao da govori "tko je što učinio".
- Uklonite nepotrebne rečenice i koristite stanke poput "osim", "sa svrhom" ili "redom".
- Možda mislite da je ovaj stil pisanja dosadan, ali svrha pisanja tjednih izvješća nije zabava. Ovaj stil je najučinkovitiji za prenošenje mišljenja i prenošenje informacija čitatelju.
Korak 3. Provjerite je li vaše pisanje objektivno i nepristrano
Vaše preporuke trebaju se temeljiti na konkretnim dokazima, a ne na mišljenjima ili osjećajima. Uvjerite čitatelja snažnim, jasno napisanim činjenicama.
- Izbjegavajte nepotrebne pridjeve i druge riječi te izraze koji imaju negativne ili pozitivne konotacije. Umjesto toga, usredotočite se na pisanje argumenata temeljenih na činjenicama.
- Na primjer, recimo da u tjednom izvješću preporučite promociju za jednog od prodavača. Potkrijepite preporuku činjenicama koje pokazuju da je zaposlenik vrijedan, umjesto da zapisujete subjektivne ili emocionalne detalje. Izraz "Sari ima konstantno visoku prodaju u našoj trgovini, iako radi samo 15 sati tjedno" bio bi bolji od "Sari je moj najljubazniji zaposlenik i uvijek se trudi maksimalno, iako mora ograničiti svoje sate kako bi se brinula za nju" bolesna majka."
Korak 4. Koristite jake riječi
Kada pišete aktivnim glasom, koristite jednu riječ koja čitatelju govori koja se radnja događa u rečenici, naime glagol. Upotrijebite kratke, snažne glagole koji jasno opisuju radnju koja se događa.
- Odaberite jednostavne glagole. Na primjer, "korištenje" je bolje od "korištenje".
- Glagoli koji opisuju procese, poput razmišljanja, znanja, razumijevanja i vjerovanja, ponekad su potrebni, ali općenito su manje moćni od glagola koji opisuju radnju. Možda ćete morati dublje zaroniti u izjavu i pretvoriti je u akciju. Na primjer, mogli biste napisati "Vjerujem da će se naša prodaja povećati u sljedećih nekoliko mjeseci." Izmijenite izjavu i saznajte zašto vjerujete. Zatim možete napisati rečenicu koja vodi do radnje poput: „Povijesno gledano, prodaja raste tijekom blagdana. Predviđam da će se prodaja povećati u studenom i prosincu.”
- Da biste zadržali pisanje usmjereno na radnju, provjerite izvješće i pokušajte ukloniti prijedloge i zamijeniti ih jačim glagolima. Na primjer, "opći konsenzus" može se pojednostaviti u "konsenzus", a ako netko "pruža zaštitu", dojam se dodatno pojačava govoreći da "štiti".
Korak 5. Izbjegavajte pasivni glas
Kad pišete pasivnim glasom, stavljate manji stres na osobu koja to radi i stavljate veći naglasak na objekt radnje. Iako je u nekim slučajevima to potrebno iz političkih ili diplomatskih razloga, upotreba pasivnog glasa često rezultira nejasnim i zbunjujućim pisanjem.
- Aktivni glas nagrađuje osobu koja je poduzela radnju i čitatelju izvješća pokazuje tko je odgovoran za radnju. Da biste shvatili zašto je to važno, zamislite da ste pročitali članak o požaru koji kaže: "Na sreću, sva su djeca spašena." Važan je identitet osobe (ili osoba) koja je spasila djecu. Ako rečenica glasi „Mjesni svećenik, otac Johan, prolazio je naprijed -natrag kroz vatru koja je okruživala sirotište i spasila svu djecu“, sada znate tko je zaslužan što je bio heroj u toj situaciji.
- Aktivne rečenice važne su i za preuzimanje odgovornosti za radnje koje mogu imati negativne posljedice. Ako u izvješću napišete "Došlo je do pogreške", vaš će šef htjeti znati tko je pogriješio kako bi mogao izreći odgovarajuću kaznu. Ako pogriješite, priznanje i preuzimanje odgovornosti za čin će vam zaista pomoći.
- Da biste pisano pronašli i uklonili pasivne rečenice, potražite glagole koji počinju s "di-". Kad ga pronađete, identificirajte radnju u rečenici, saznajte tko je to učinio i pomaknite je na početak i sredinu rečenice.
Korak 6. Prenesite informacije pomoću vizualnih elemenata
Tablice i grafikone mnogo je lakše čitati i slijediti nego odlomke koji pružaju iste podatke, osobito ako se informacije koje se prenose sastoje od mnogih brojeva.
- Odaberite prave vizualne elemente za prenošenje informacija čitateljima na način koji im je koristan i odražava svrhu izvješća.
- Na primjer, možete odabrati linijski grafikon koji prikazuje trend povećanja prodaje vunenih jakni. Ovaj način predstavljanja informacija bit će učinkovitiji u prikazivanju povećanja od tablice s brojem prodanih vunenih jakni svakog mjeseca jer tablica zahtijeva od čitatelja da pogleda sve brojke, usporedi ih i prepozna da postoji povećanje. Sve se to može učiniti jednostavnim prikazom jednostavnog linijskog grafikona.
- Imajte na umu da oko privlače vizualni elementi. Pobrinite se da ti elementi izgledaju uredno i organizirano te da su postavljeni u odgovarajući položaj pri vrhu stranice. Jednostavno prezentirate vizualne elemente koji su važni za vašu preporuku ili zaključak.
Korak 7. Uklonite žargon
Svaka industrija ili akademska disciplina ima određene neizbježne pojmove, kao i modne riječi koje postaju popularne u poznatim knjigama ili člancima. Iako su ponekad korisne, ove riječi obično ne dodaju vrijednost ili ne uspijevaju učinkovito prenijeti poruku.
- Pisanje popisa uobičajenih ključnih riječi u industriji kako ih ne biste pretjerano koristili u izvješćima može biti korisno. Kad izvješće bude dovršeno, možete potražiti ove riječi u dokumentu i zamijeniti ih ako je potrebno.
- Imajte na umu da čitatelju prekomjerna upotreba trendovskih ključnih riječi ne znači da ste "dobro informirani" na terenu, već stvara suprotan dojam. Općenito, rukovoditelji i menadžeri su stariji i vidjeli su stotine takvih riječi koje dolaze i odlaze. Ako ga previše koristite, pomislit će da ste lijeni i da ne znaju o čemu govorite ili ih samo pokušavaju impresionirati.
- Također biste trebali izbjegavati korištenje previše složenih pojmova. Na primjer, ako pišete izvješće koje sažima pravno pitanje, to ne znači da ga morate popapriti s puno pravnog žargona.
Korak 8. Pažljivo provjerite karakter
Izvješća puna tiskarskih i gramatičkih pogrešaka mogu biti neugodna za čitatelje i odražavati negativnu sliku o vama. Napravite izvješće puno prije roka kako biste imali dovoljno vremena za odgovarajuću provjeru karaktera.
- Pokrenite program za provjeru gramatike i pravopisa na aplikaciji za obradu teksta koju koristite. Ovaj će program preskočiti mnogo pogrešaka, osobito pravopisnih pogrešaka koje rezultiraju homofonskim pogreškama (npr. Upisivanje “laden”, kada želite napisati “condition”).
- Pažljivo provjeravanje znakova unatrag (unatrag prema naprijed) dobar je način da ne zaboravite pogreške. Štoviše, ako ste upoznati s onim što želite napisati, proslijedit ćete pogreške poput nedostajućih riječi jer ih mozak automatski dovršava. To se neće dogoditi ako to provjerite od naprijed prema naprijed.
- Čitanje izvješća naglas još je jedan učinkovit način za otkrivanje pogrešaka i uređivanje stila pisanja. Ako vam je teško pročitati određenu rečenicu ili odlomak, velika je vjerojatnost da je taj dio teško razumljiv jer će i čitatelji imati iste poteškoće. Ispravite teške dijelove kako bi mogli bolje teći.
