U početku se pisanje izvješća o poslu može činiti teškim, ali zapravo je lakše nego što mislite. Izvješća o radu obično se koriste za objašnjenje napretka određenog projekta ili za davanje zaključaka i preporuka o određenim pitanjima na radnom mjestu. Kako biste jednostavno napisali učinkovito izvješće o radu, počnite s razmatranjem svoje svrhe, publike, istraživanja i poruke. Napravite izvješće u formatu poslovnog izvješća. Napravite izmjene kako bi izvješće postalo učinkovito.
Korak
1. dio od 3: Planiranje izvješća o radu
Korak 1. Identificirajte svrhu i temu izvješća
Ponekad se od vas može tražiti da napravite izvještaj. Svrha ili tema izvješća najvjerojatnije će biti navedena u zahtjevu. Ako niste sigurni u vezi s ciljem ili temom, razmislite o poruci koju želite prenijeti svojim čitateljima. Također možete pojasniti sa svojim nadređenim ili nadređenim.
Na primjer, vaš bi cilj mogao biti analizirati poslovno pitanje, objasniti rezultate projekta na kojem radite ili nadzorniku dati pregled napretka vašeg rada
Korak 2. Odaberite ton i jezik koji odgovara čitatelju
Uzmite u obzir znanje čitatelja i žargone koje poznaje. Kad pišete izvješće, možete koristiti žargon i profesionalniji jezik nego kad pišete za javnost.
- Tko će čitati izvješće? Uzmite u obzir čitatelje koji će vjerojatno koristiti vaše izvješće.
- Ako je vaše čitateljstvo heterogeno, zapišite čitave podatke za čitatelja koji ima najmanje znanja o tome što pišete. Međutim, koristite naslove za svaki odjeljak kako bi obrazovaniji čitatelji mogli preskočiti informacije za koje smatraju da nisu potrebne. Također možete napisati posebne odjeljke za obraćanje određenim skupinama čitatelja.
Korak 3. Prikupite podatke i popratne materijale ako ih ima
Uključite materijal koji ste upotrijebili kao osnovu za svoje zaključke ili preporuke. Prilikom pripreme izvješća pozivat ćete se na ove materijale. Možda ćete također morati uključiti ove materijale u dodatak izvješću. Ispod su vrste materijala koje možete uključiti pri pripremi izvješća:
- Financijske informacije
- Dijagram
- Grafikon
- Statistički podaci
- Pregled
- Upitnik
- Rezultati razgovora sa stručnjacima, suradnicima, klijentima itd.
Korak 4. Pregledajte svoj napredak ako pišete izvješće o napretku
Umjesto toga, opišite rad koji ste obavili, posao koji ćete obaviti i je li posao bio u skladu s početnim ciljem. Zamislite izvješće kao odgovor na pitanja koja ljudi mogu imati o vašem projektu. U nastavku su pitanja na koja trebate odgovoriti u izvješću:
- Je li se opseg posla promijenio?
- Koje ste poslove završili od posljednjeg izvješća?
- Kojim ćete se poslom baviti?
- Hoće li vaš projekt biti dovršen na vrijeme? Ako ne, zašto?
- S kojim ste se problemom suočili i kako ste ga riješili?
- Koje ste lekcije naučili ovog mjeseca?
Korak 5. Navedite informacije koje biste trebali uključiti u izvješće
Napišite okvir svoje ideje kao vodič. Prilikom ocrtavanja razvijte zaglavlja izvješća kako biste lakše organizirali ono što ćete reći. Ovaj nacrt ne mora biti uredan ili dobro napisan jer ćete ga koristiti samo vi.
- Općenito, izvješće počinje objašnjenjem rezultata, zaključcima ili preporukama. Nakon toga objasnite kako ste došli do tog zaključka i svoj način razmišljanja ako je moguće.
- Ako ćete donijeti kontroverzan zaključak ili preporuku, objasnite svoj postupak i zaključivanje tako da čitatelj razumije razloge vaših zaključaka i preporuka.
Dio 2 od 3: Izrada izvješća o radu
Korak 1. Upotrijebite naslovnu stranicu ili naslovnu stranicu
Naslovna stranica treba sadržavati naziv izvješća iza kojeg slijedi datum podnošenja u zasebnom retku. U treći redak upišite imena svih autora izvješća. Nakon toga u četvrti redak upišite naziv organizacije.
- U nekim slučajevima možete uključiti i popratno pismo s objašnjenjem zašto pišete izvješće, što se u njemu nalazi i što dalje učiniti. Ova vrsta pisma obično se koristi kada proces pisanja izvješća traje dugo ili autor smatra da je čitatelju potrebno dodatno objašnjenje prije nego što uđe u izvješće.
- Za izvješća o napretku na naslovnoj stranici upišite svoje ime, naziv projekta, datum i izvještajno razdoblje. Zapišite ih u različite retke. Svaki redak možete označiti riječima, kao što su 'naziv', 'naziv projekta', 'datum' i 'razdoblje izvješća'. Također možete napisati podatke o tim stvarima bez oznaka.
- Pitajte svog šefa postoje li neke posebne preporuke u izvješću o radu. Ove su preporuke najbolji izvor materijala za izradu izvješća.
Korak 2. Izradite sažetak sa ključnim podacima
Uključite svoje zaključke, opravdanja i preporuke. Čitatelj će razumjeti ključne točke izvješća bez da ga mora čitati u cijelosti. Ne morate ulaziti u previše detalja, ali čitatelj bi trebao razumjeti opis vašeg izvješća. Sažetak treba sadržavati pola do jedne stranice.
- Ne morate sažeti cijelo izvješće. Usredotočite se na važne ideje u izvješću, poput vaše glavne preporuke ili zaključka.
- Ako pišete izvješće o napretku, preskočite ovaj odjeljak.
Korak 3. Napravite sadržaj
Navedite sve naslove odjeljaka izvješća i njihove brojeve stranica. Ovaj će popis čitateljima olakšati korištenje vašeg izvješća i pronalaženje potrebnih informacija.
- Koristite naslove i naslove za svaki odjeljak kako bi izvješće bilo lako čitati.
- Ako pišete izvješće o napretku, obično ne morate stvarati sadržaj ako to od vas ne zatraži vaš šef. No, uključite naslov i naslov svakog odjeljka kako biste izvješće učinili lakim za čitanje.
Korak 4. Napišite uvod kako biste stekli uvid u svoje izvješće
Recite čitatelju zašto ste napisali izvještaj. Sažmite kontekst iza izvješća i objasnite svoju svrhu. Navedite pitanja na koja ćete odgovoriti u izvješću ili probleme koje ćete riješiti. Opišite opseg i organizaciju izvješća.
- Uvod ne mora biti dug. Pišite jasno i konkretno kako bi čitatelji znali kontekst i svrhu, a da ne moraju čitati predugo objašnjenje.
- Za uvod napišite 2-4 odlomka.
- Za izvješće o napretku dovoljan je uvodni dio od 1-2 stavka. Uvod bi trebao sažeti vaš projekt i ciljeve. Također možete spomenuti posao koji ste završili i vaše sljedeće planove.
Korak 5. Objasnite rezultate ili zaključke koje ste spomenuli
Navedite svako istraživanje ili evaluaciju koju ste dovršili u vezi projekta. Napišite raspravu i tumačenje nalaza i njihovog odnosa prema temi izvješća.
- Općenito, ovaj se odjeljak sastoji od uvodnog odlomka i popisa vaših zaključaka.
- Zaključak se može napisati ovako: „1. Stanovništvo stari, pa se zdravstveni rizici naših klijenata povećavaju.”
- Ako napišete izvješće o napretku, nemate rezultata ili zaključaka. Zapišite postignuća ili rad koji ste završili nakon uvoda. Za ovaj odjeljak možete napisati 2-4 odlomka. Međutim, obično će popis biti dovoljan. Napišite: "Prikupljeno je 200.000.000 IDR za iznajmljivanje festivalskih šatora", "Potpisao ugovor s Party Planning Company za planiranje festivala" i "Proveli smo anketu među 1.500 stanovnika radi prikupljanja mišljenja javnosti".
Korak 6. Dajte preporuke za buduće korake
Preporuke bi trebale objasniti što će se dogoditi u budućnosti. Opišite koji bi se problem mogao riješiti vašim rješenjem i kako je povezan sa zaključkom koji ste izveli. Nakon što napišete objašnjenje, navedite preporuke prema broju. Svaku rečenicu započnite glagolom. Napravite popis preporuka i počnite s najvažnijim.
- Na primjer, mogli biste napisati: „1. Omogućite zaposlenicima obuku za kardiopulmonalnu reanimaciju.”
- Ako pišete izvješće o napretku, trebali biste napraviti popis poslova ili ciljeva na kojima ćete raditi/postići u sljedećem razdoblju. Na primjer, mogli biste napisati: "Pronađite dobavljača za festival", "Odredite dizajn festivala" i "Naručite promotivni plakat".
Korak 7. Raspravite o procesu i okviru na kojem se temelji zaključak
Opišite pristup koji ste koristili pri analizi teme, problema ili problema. Pregledajte svoje nalaze, a zatim objasnite kako su korišteni kao osnova za preporuke. Razbijte raspravu na dijelove. Naslove odjeljaka naslovite prema njihovom sadržaju.
- Ovaj odjeljak također sadrži dužu raspravu o istraživanju i evaluaciji.
- Ovo bi trebao biti najduži odjeljak u vašem izvješću.
- Ako pišete izvješće o napretku, ovaj odjeljak možete preskočiti. Možete ga zamijeniti odjeljkom o uskim grlima tijekom rada na projektu i kako ih prevladati. Možda ćete napisati: „Mnogi stanovnici ne vraćaju ankete jer ne dolaze s unaprijed plaćenom poštarinom. Nakon toga ćemo uključiti unaprijed plaćenu poštarinu ili pružiti opciju digitalnog pregleda.”
Korak 8. Navedite reference koje ste koristili za pripremu izvješća
Reference mogu biti u obliku članaka u časopisima, vijesti, intervjua, anketa, upitnika, statističkih nalaza i drugih srodnih informacija. Navedite ove reference na kraju izvješća. Naslovite ga "Bibliografija".
- Osim ako se od vas traži da koristite određeni stil citiranja, koristite APA format u poslovnim izvješćima.
- Preskočite ovaj korak ako pripremate izvješće o napretku.
Korak 9. Priložite priloge materijalima kao što su ankete, upitnici ili e -pošta
Ne zahtijeva svako izvješće privitak. Međutim, možete ih uključiti ako želite pružiti citirani materijal ili dodatne informacije koje bi im mogle pomoći da lakše razumiju vašu temu ili nalaze. Označite svaki privitak drugačijim slovom.
- Na primjer, mogli biste imati "Dodatak A", "Dodatak B" i "Dodatak C".
- Ako pišete izvješće o napretku, ne morate uključivati ovaj odjeljak.
Korak 10. Napišite kratak zaključak sažimajući sve svoje nalaze ili napredak
Možda nećete morati pisati zaključak, ali zaključak može istaknuti vaše napore. Zaključite od 3-4 rečenice kako biste saželi sve podatke koje ste iznijeli u izvješću.
Možda ćete napisati: „Projekt planiranja umjetničkog festivala proveden je prema rasporedu. Završili smo 90% aktivnosti planiranja i prešli u proces kupnje materijala. Trenutno projekt ne nailazi na prepreke, ali pozabavit ćemo se svim pitanjima koja bi se mogla pojaviti u budućnosti.”
3. dio 3: Pisanje učinkovitih izvješća
Korak 1. Upotrijebite jasan naslov kako biste izvješće učinili lakim za korištenje
Neka naslov bude jasan, a ne iscrpan. Gledajući naslov, čitatelj bi trebao odmah shvatiti o čemu se radi u vašem izvješću.
- Naslovi koji vam mogu zatrebati uključuju: Uvod, Dovršen posao, Cilj sljedećeg razdoblja, Prepreke i rješenja i Zaključak.
- Izradite naslov koji odgovara podacima u izvješću.
- Za izvješća o napretku vaši će čitatelji vjerojatno biti nadzornici, timovi ili klijenti.
Korak 2. Upotrijebite jednostavan i jasan jezik za prenošenje ideja
Izvješća o radu ne zahtijevaju složene riječi i cvjetne rečenice. Vi samo trebate prenijeti važne točke čitatelju. Prenesite ideje koristeći najjednostavnije moguće riječi i dođite do srži ideje.
Napišite: "Prihodi su porasli za 50% u četvrtom tromjesečju", umjesto: "Prihodi su porasli za 50% i zarada u četvrtom tromjesečju postala sjajna."
Korak 3. Koristite sažeto pisanje kako bi izvješće bilo kratko
Predugo pisanje samo je gubljenje vremena za vas i čitatelja. Uklonite nepotrebne riječi i prijeđite na točku svoje izjave.
- Neka izvješća o radu prirodno su dugačka jer sadrže mnogo informacija. Međutim, način na koji to pišete trebao bi ostati sažet.
- Bolje je napisati: "Prodaja se povećala u posljednjem tromjesečju nakon što je osoblje obavilo telefonski marketing", a ne "Prihodi su naglo porasli u posljednjem tromjesečju jer je naša talentirana i predana prodajna snaga putem telefona reklamirala potencijalne klijente kako bi ih natjerali da kupe. Više proizvodi."
Korak 4. Prezentirajte ideje objektivnim i neemocionalnim jezikom
Zapišite činjenice i dopustite čitateljima da sami zaključe na temelju objektivnog gledišta. Možete dati preporuke kako se nositi s određenim pitanjem, ali ne pokušavajte izazvati čitateljeve emocije da ih uvjerite. Neka čitatelji grade ideje i odluke temeljene na objektivnoj perspektivi.
Umjesto da napišete: "Nesretnom osoblju obično nedostaje morala pa se ured osjeća kao stroj bez duše", mogli biste napisati: "Osoblje s relativno niskom produktivnošću kaže da se osjeća nesretno."
Korak 5. Nemojte koristiti neformalni jezik i riječi "ja" ili "ja"
”Možda ćete moći upotrijebiti riječ„ ja”u izvješću o napretku ako sami radite na projektu. Inače, nemojte koristiti riječ "ja" ili vrlo neformalne riječi u izvješćima o poslu. Međutim, možete koristiti riječ "vi" kada usmjeravate određene rečenice na svoju ciljanu publiku.
U izvješćima koristite profesionalni jezik
Korak 6. Ponovno pročitajte izvješće kako biste bili sigurni da nema pogrešaka
Gramatičke i pravopisne pogreške snizit će ugled profesionalnosti izvješća. Pročitajte ga ponovno kako biste bili sigurni da nema pravopisnih pogrešaka, loših fraza ili pogrešnog odabira riječi. Bilo bi bolje da dvaput pročitate izvješće.
- Ako je moguće, zamolite nekog drugog da pročita izvješće jer vam ponekad može biti teško pronaći zamjerku.
- Ako imate vremena, ostavite izvješće 24 sata prije ponovnog čitanja.
Savjeti
- Nakon što ste napisali prvo izvješće o poslu, upotrijebite ga kao predložak za sljedeća izvješća.
- Vaše radno mjesto može imati predložak izvješća o radu. Pitajte svog nadzornika možete li koristiti predložak ureda.
- Ako to možete učiniti, upotrijebite postojeći format izvješća o poslu u organizaciji u kojoj radite. Provjerite datoteke u uredu ili zatražite od nadzornika ili suradnika kopiju izvješća.
