Postoje slučajevi kada morate obaviti važan telefonski poziv, možda zamoliti nekoga da se sastane ili proda nešto. Ako niste navikli razgovarati telefonom, može biti teško započeti razgovor. Ključ uspješnog telefonskog razgovora je pobrinuti se da obje strane budu ugodne kako bi se lako razgovaralo.
Korak
1. dio od 3: Izrada plana
Korak 1. Odredite koji vam je cilj
Prije nego što podignete slušalicu, morate znati čemu služi. Na primjer, ako nazovete nekoga tko vam se sviđa, cilj bi mogao biti da ga zamolite da vas upozna. U poslovnoj telefoniji cilj je prodaja robe ili usluga. Razmislite što očekujete od razgovora.
- Pokušajte svoje ciljeve držati specifičnim. Tako ćete se pripremiti.
- U nekim slučajevima svrha telefonskog razgovora može biti općenitija. Na primjer, nazvanje tvrtke da biste se raspitali o njihovim uslugama, a da ne znate što vas zapravo zanima. Informacije koje dobijete kasnije pomažu vam da odredite što trebate ili želite.
Korak 2. Znajte s kim ćete razgovarati
Kada zovete određenu osobu koju ne poznajete, pokušajte prvo saznati njezino porijeklo. Na taj način otprilike znate što možete očekivati od razgovora. Na primjer, ako želite razgovarati s direktorom tvrtke, on može biti jako zaposlen i nema puno vremena. Ako zovete nekoga tko je sramežljiv, možda ćete morati više razgovarati.
- Za poslovni telefon posjetite web stranicu tvrtke na kojoj radi osoba koju želite nazvati. Naći ćete naslov i možda biografiju koja će vam dati malu ideju.
- Za privatne pozive zatražite podatke o osobi od prijatelja koji je također poznaje.
Korak 3. Zapišite neke točke razgovora
Kad znate što želite i koga ćete nazvati, dobro je uzeti neke bilješke. Možete napisati točke koje osiguravaju postavljanje vašeg pitanja. S popisom nikada ne zaboravljate nešto važno.
- Možda ćete također morati ocrtati razgovor. Skicu je možda potrebno prilagoditi odgovoru druge osobe, ali to je u osnovi vodič ako ste nervozni.
- Razmislite koliko ćete dugo pričati. Najbolje je pretpostaviti da vrijeme nije dugo. Zato se usredotočite na važnu temu o kojoj želite razgovarati.
2. dio od 3: Započinjanje razgovora
Korak 1. Pozdravite se i predstavite se
Prvo morate pozdraviti, poput "zdravo" ili "zdravo". Mnogi ljudi danas koriste automatske prijemnike, ali ipak biste se trebali predstaviti osim ako vas druga osoba s druge strane ne pozdravi imenom. Ako zovete nekoga koga dobro poznajete, dovoljno je samo spomenuti ime. U drugim situacijama navedite više informacija kako bi vas druga osoba mogla identificirati.
- Za pozdrave možete koristiti i "Dobro jutro", "Dobar dan" ili "Dobro veče".
- Na poslovnom telefonu navedite i naziv svoje tvrtke. Na primjer, "Dobro jutro, ja sam Anisa Dewi iz Mahkota Advertising."
- Za privatne pozive vašoj simpatiji možda ćete morati spomenuti gdje ste ga sreli. Na primjer, „Bok, ovo je Mahesa. Upoznali smo se prošli tjedan u teretani."
- Ako zovete prijatelja prijatelja, navedite ime tog prijatelja. Na primjer, „Zdravo, ovo je Lisa. Ja sam Erikov prijatelj. Mislim da je već rekao da ću nazvati."
- Ako zovete da se raspitate o otvaranju posla, navedite odakle ste dobili informacije. Na primjer, „Zdravo, moje ime je Nurani Rahman. Htio bih se raspitati o poslu koji je objavljen u jučerašnjim novinama.”
- Ako samo želite pitati tvrtku za opće informacije, nema potrebe davati imena. Možete jednostavno reći: "Bok, zanima me usluga skladištenja koju nudite."
Korak 2. Pitajte se je li sada dobro vrijeme za razgovor
Ako želite da telefonski razgovor bude uspješan, pobrinite se da je druga osoba koncentrirana kao i vi. Zato se morate zapitati ima li vremena prije početka razgovora. Ako je odgovor potvrdan, počnite razgovarati. Ako je odgovor zauzet ili se sprema otići, pronađite drugi put.
- Ako nije spreman za razgovor kad ga pozovete, postavite drugo vrijeme prije nego što poklopite. Možete reći: “Mogu li ponovno nazvati popodne? Možda 3 sata?"
- Ako želi nazvati, navedite dan i vrijeme kada možete. Recite: „Mogu razgovarati sutra ujutro. Možda oko 10?"
Korak 3. Počnite s ugodnostima
Ako zovete da nešto pitate ili prodate, nemojte odmah prijeći na stvar. Druga osoba bi uskoro mogla izgubiti interes. Umjesto toga, pokušajte započeti s uvodom, poput kratkog razgovora o vremenu.
- Međutim, nemojte predugo miješati riječi. Druga osoba može postati nestrpljiva.
- Ako poznajete osobu s kojom razgovarate, recite nešto osobnije na temu koja ju zanima. Na primjer, ako je ljubitelj nogometa, recite: "Sinoć je bila utakmica Persebaya, zar ne?"
- Ako ga ne poznajete intimno, odlučite se za opće ugodnosti. Na primjer, „U posljednje je vrijeme jako vruće. Čini se da prošle godine sušna sezona nije bila tako vruća kao ova.”
Korak 4. Razgovarajte o točkama razgovora
Kad vam i drugoj osobi bude ugodnije i opuštenije, prijeđite na srž razgovora. Govorite jezgrovito i koncizno jer ćete zvučati nesigurno ako lutate.
- Dok stvarate dojam povjerenja, pobrinite se da budete pristojni kada nešto tražite od druge osobe.
- Ako predugo govorite bez prestanka, druga osoba može prestati obraćati pažnju. Zato napravite pauzu i zatražite povratne informacije ako trebate nešto reći.
- Nemojte jesti ili žvakati žvakaću gumu dok razgovarate. Zvuk koji ispušta ostavit će dojam da niste ozbiljni.
3. dio 3: Postavljanje postavki
Korak 1. Pronađite mirno mjesto
Naravno da želite da telefonski poziv završi dobro. Dakle, stvorite okruženje pogodno za razgovor, na mirnom mjestu. Smanjite pozadinsku buku tako da ne morate tražiti od druge osobe da ponovi ono što govori ili viče kako bi vas natjerao da vas čuje.
- Najbolje mjesto za pozivanje je prazna soba sa zatvorenim vratima. Zajamčeno ćete moći mirno govoriti.
- Ako morate nazvati u ured na otvorenom i možete čuti glasove suradnika, pokušajte nazvati kad je ured malo tih. Na primjer, za vrijeme pauze za ručak ili na kraju dana kad su svi ostali otišli kući.
- Kad god je moguće, izbjegavajte važne telefonske pozive na javnim mjestima, poput restorana ili trgovina. Javna mjesta obično su puna smetnji i prenapučena su. Ako morate nazvati kad ste vani, pronađite mirno mjesto, poput uličice ispred kupaonice u restoranu ili prazan hodnik u trgovini.
Korak 2. Provjerite signal
Danas mnogi ljudi koriste mobitele kao svoj primarni telefon. U tom slučaju provjerite je li signal vašeg mobitela jak kako biste bili sigurni da će kvaliteta zvuka biti dobra. Potražite mjesto koje nudi snažan signal. Ako nema signala, možda ćete morati koristiti fiksni telefon.
- Kvaliteta zvuka fiksnih telefona obično je bolja od kvalitete mobitela. Stoga, ako je to apsolutno neophodno, koristite fiksni telefon kad god je to moguće, pogotovo ako ćete nazvati roditelja s oštećenim sluhom.
- Ako koristite mobitel, držite ga tako da ugrađeni mikrofon bez poteškoća preuzme vaš glas. Važni pozivi ne smiju koristiti zvučnik.
Korak 3. Provjerite je li vam ugodno
Prije nego počnete zvati, provjerite jeste li spremni potpuno se koncentrirati na razgovor. Na primjer, pripremite se tako da ne morate ići u kupaonicu i osigurati piće kako ne biste morali ustajati ako ste žedni. Pametno je imati papirnu maramicu u slučaju da trebate kihnuti na telefon.
Odlučite je li vam ugodnije razgovarati sjedeći ili stojeći. Ako ste nervozni, možda se možete smiriti malo prošetavši
Savjeti
- Ako ste nervozni, možda vam je potrebna vježba. Neka se prijatelj ili član obitelji ponaša kao osoba koju zovete.
- Ako ljude zovete privatno ili u društvenom svojstvu, možda biste trebali početi slanjem poruke koja kaže: "Možete li odvojiti minutu za razgovor telefonom?" Možda će biti prijemčiviji ako zna da ćete ga nazvati.
- Pokušajte stvoriti pozitivan stav. Čak i ako osoba s kojom razgovarate ne može vidjeti, osmijeh tijekom razgovora učinit će vaš glas entuzijastičnim i pozitivnim.
- Ispravno izgovorite riječi. Pokušajte natjerati drugu osobu da bez poteškoća shvati što govorite.
- Obratite pažnju na brzinu govora. Prebrze riječi ponekad je teško uhvatiti.
