Microsoft Excel ima razne značajke, a jedna od njih automatski generira izvješća. Možete izraditi interaktivne proračunske tablice kako biste pojednostavili postupak unosa podataka za druge u radnu knjigu, a također automatizirali generiranje izvješća. Obje ove značajke zahtijevaju dovoljno znanja o Visual Basicu. Koraci za izvršavanje oba zadatka opisani su u nastavku.
Korak
Metoda 1 od 2: Izrada interaktivne proračunske tablice
Korak 1. Odredite izgled proračunske tablice
Raspored proračunske tablice mora biti napravljen tako da drugi mogu pronaći polja potrebna za unos podataka.
Raspored proračunskih tablica može se postaviti vodoravno ili okomito. Većini korisnika je lakše raditi s vertikalnim rasporedom, osobito ako će se ispisati proračunska tablica
Korak 2. Izradite tekstualne oznake za proračunsku tablicu
Napišite oznaku na vrhu svakog stupca i lijevo od svake ćelije u stupcu koji namjeravate koristiti kao unos podataka.
Korak 3. Pritisnite alt="Slika" i tipke F11 zajedno
Ova kombinacija tipki otvorit će uređivač Microsoft Visual Basic.
Korak 4. Dvaput kliknite "Ova radna knjiga" u oknu "Project-VBA Project" u gornjem lijevom kutu
U glavnom dijelu uređivača pojavit će se prozor za pisanje koda.
Korak 5. Odaberite "Postupak" s izbornika Umetanje
Pojavit će se dijaloški okvir Dodavanje procedure.
Korak 6. Unesite naziv postupka u polje Ime
Unesite smisleni naziv postupka, poput "SumExpenses" ako će se proračunska tablica koristiti za izvještavanje o putnim troškovima. Pritisnite U redu da biste zatvorili dijaloški okvir.
- Nazivi procedura ne mogu sadržavati razmake, ali mogu koristiti donju crtu (_) za zamjenu razmaka.
- Nakon zatvaranja dijaloškog okvira Dodavanje procedure, pojavit će se redak s oznakom "Javna podređena", a nakon toga naziv postupka. Ispod tog retka nalazi se razmak i riječi "End Sub".
Korak 7. Unesite kôd za svako polje za unos u proračunsku tablicu
Za svaki unos ćete napisati dva retka koda.
- Prvi redak koda je u obliku "Raspon (" naziv ćelije "). Odaberite", "naziv ćelije" predstavlja ćeliju u koju se unosi ulaz. Ispunite naziv ćelije koja se nalazi odmah desno od oznake teksta. Ako je tekstualna oznaka u ćeliji A2, polje za unos je ćelija B2 (Raspon ("B2"). Odaberite). Navodnici prije i poslije naziva ćelije još su zapisani u ovoj fazi, ali više nisu uključeni u potpuni kodni izraz.
- Kôd u drugom retku je "ActiveCell. Value = InputBox (" InputPrompt ")". "InputPrompt" predstavlja tekst koji će se pojaviti da obavijesti korisnika o vrsti podataka koje treba unijeti u ćeliju za unos. Na primjer, ako će ulazna ćelija biti ispunjena troškovima hrane, zamijenite "InputPrompt" sa "Unesite ukupne troškove obroka, uključujući napojnice". (Navodnici za ulazni tekst upute su još uvijek uključeni, dok se navodnici prije i poslije naredbe ne moraju pisati.)
Korak 8. Unesite kôd za svako polje za izračun
Opet su dva korištena retka ista kao i prije, ali ovaj put ActiveCell. Value je izračun numeričke funkcije, na primjer SUM, gdje se funkcija InputBox koristi za prikaz uputa za unos.
Korak 9. Dodajte redak koda za spremanje interaktivne proračunske tablice
Format je "ActiveWorkbook. SaveAs Filename: =" Filename.xls "." Filename "je naziv interaktivne proračunske tablice. (Navodnici prije i poslije" Filename.xls "ostaju zapisani, dok su navodnici za sve naredbe nije obavezno.)
Ako koristite Microsoft Excel verziju 2007 ili noviju, umjesto ".xls" koristite ".xlsx". Međutim, ako postoje korisnici interaktivnih proračunskih tablica s verzijom Excel 2003 i starijim verzijama, oni neće moći koristiti proračunsku tablicu bez dodatka za čitač
Korak 10. Pritisnite istovremeno alt="Slika" i Q tipke
Uređivač Visual Basic će se zatvoriti.
Korak 11. Pritisnite istovremeno tipke alt="Slika" i F8
Pojavit će se dijaloški okvir Makro.
Korak 12. Kliknite naziv postupka na popisu Makroi
Ako je stvoreni postupak jedini na popisu, bit će automatski odabran.
Korak 13. Pritisnite gumb Opcije
Od vas će se tražiti da tipkom Ctrl unesete znak tipkovnice koji će se koristiti kao prečac. Odaberite smisleno slovo koje nije korišteno kao znak prečice, poput "e" za "unos".
Korak 14. Pritisnite "U redu" da biste zatvorili dijalog Opcije makronaredbi
Sada možete distribuirati interaktivne proračunske tablice korisnicima. Nakon otvaranja, korisnik može koristiti tipke prečaca za unos i slijediti upute koje ste stvorili za popunjavanje podataka.
Metoda 2 od 2: Automatiziranje generiranja izvješća
Korak 1. Izradite izvješće u zaokretnoj tablici
Zaokretne tablice osmišljene su da sažmu podatke kako biste mogli usporediti brojeve i identificirati trendove. Zaokretna tablica mora se odnositi na podatke koji se nalaze u jednom od procesora podataka ili su uvezeni iz određene baze podataka.
Korak 2. Napišite Visual Basic skriptu za otvaranje i zatvaranje izvješća
Skripta bi trebala moći izvršavati različite funkcije navedene u nastavku. Svaka će funkcija biti opisana nakon čega slijedi kôd naveden u zagradama za njezinu implementaciju. Prilikom pisanja stvarnog koda, napišite ga u jedan blok, zamijenivši ime u primjeru sa svojim, i nemojte uključivati zagrade na početku i na kraju uzorka koda.
- Otvorite proračunsku tablicu u načinu samo za čitanje. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject ("Excel. App") xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open / excelloc / filename.xls, 3,]
- Ponovno učitajte podatke i spremite izvješće, u ovom se primjeru sprema kao PDF s natpisom datuma. [Truexlapp.activeworkbook. RefreshAllxlapp.activeworkbook. ExportAsFixedFormat xlTypePDF, / pdfloc / reportname_ & DatePart ("yyyy, Now ()) &"-"& Right (" 0 "& DatePart (" m ", Now ()), 2) & "-" Desno ("0" & DatePart ("d", Sada ()), 2) & ".pdf"] Ako je format izlaznog dokumenta različit, zamijenite format ".pdf" sa odgovarajuće proširenje po želji.
- Zatvorite proračunsku tablicu bez spremanja, a zatim zatvorite Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- Koristite ".xlsx" umjesto ".xls" na kraju proračunske tablice ako je proračunska tablica spremljena u Excelu 2007 i kasnijem formatu zasnovanom na XML-u.
Korak 3. Napišite paketnu skriptu za pokretanje skripte Visual Basic
Svrha pisanja skripte je da se skripte Visual Basic mogu automatski pokrenuti. Bez paketne skripte, VB skripte moraju se pokrenuti ručno.
Skripta je napisana u sljedećem formatu, zamjenjujući vlastitim imenom mape i nazivom datoteke ime dato u ovom primjeru: [cscript /nologo / fileloc / script.vbs]
Korak 4. Napišite paketnu skriptu kako biste bili sigurni da izlazna datoteka postoji onako kako je stvorena
Vaša bi skripta trebala obavljati dolje navedene funkcije. Za svaku funkciju slijedi kôd naveden u zagradama za njezinu implementaciju. Prilikom pisanja stvarnog koda, napišite ga u jednom bloku, zamijenivši ime u primjeru s imenom koje vam je potrebno, i nemojte uključivati zagrade na početku i na kraju uzorka koda.
- Provjerite postoji li izlazna datoteka. [Za /f "tokene = 2-4 delims = /" %% a in ('date /t') postavite rreport = reportname _ %% c-%% a-%% b.pdf)] Ako je format izlazne datoteke nije PDF, zamijenite ".pdf" odgovarajućim nastavkom.
- Ako izlazna datoteka/izvješće postoji, pošaljite ih e -poštom osobi kojoj je potrebna. [Ako postoji / pdfloc \%rreport%(sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Zakazano izvješće -m Izvješće %% izvješće%je priloženo. -A / pdfloc \%rreport%-s vaš poslužitelj: port -xu korisničko ime -xp lozinka)]
- Ako izlazna datoteka/izvješće ne postoji na navedenom mjestu, stvorite postupak tako da vam može poslati poruku da isporuka nije uspjela. [Inače (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Izvješće nije pokrenuto -m datoteka % rreport % ne postoji u / pdfloc / -s vašem poslužitelju: port -xu korisničko ime -xp lozinka)]
Korak 5. Provjerite je li mapa "Desktop" na računalu
Morate provjeriti postojanje mape Desktop i za 32-bitne i za 64-bitne sustave. U protivnom, Excel i proračunska tablica moraju se otvoriti ručno.
- 32-bitno mjesto sustava: c: / windows / system32 / config / systemprofile
- 64-bitno mjesto sustava: c: / windows / syswow64 / config / systemprofile
Korak 6. Rasporedite zadatke za pokretanje skripti prema potrebi
Paketne skripte moraju se izvršavati uzastopno i kontinuirano, čak i ako nitko ne koristi računalo. Privilegije moraju biti postavljene na najveću moguću postavku.
