Poslovni proces je sustav koji tvrtka koristi za postizanje svojih ciljeva. Ovaj se proces može tumačiti i kao koraci poduzeti za stvaranje vrijednosti za kupce. Menadžeri analiziraju poslovne procese kako bi procijenili koliko dobro funkcioniraju. Upravitelj prvo analizira procese koji se trenutno izvode. Nakon toga, uprava može utvrditi promjene radi poboljšanja postojećih procesa. Poboljšanja procesa mogu tvrtkama pomoći uštedjeti vrijeme, smanjiti troškove ili stvoriti proizvode prikladnije za kupce.
Korak
1. dio 2: Određivanje načina na koji se stvaraju poslovni procesi
Korak 1. Definirajte poslovne procese
Poslovni procesi odnose se na aktivnosti koje zaposlenici svakodnevno obavljaju radi postizanja organizacijskih ciljeva. Ovaj proces odražava postupke tvrtke za postizanje određenih ciljeva. Poslovni proces mora uključivati sve varijacije ili iznimke procesa. Da biste razumjeli kako analizirati poslovni proces, morate uzeti u obzir kako je poslovni proces nastao.
- Razmotrite opseg zadatka. Na primjer, ažurirate postupak koji se koristi za slanje računa klijentima. Opseg zadatka odnosi se na to koliko je opsežan zadatak koji treba izvršiti. U ovom slučaju, pretpostavimo da su opseg sve fakture poslane klijentu. Utvrđujete da se u mjesec dana klijentima u prosjeku pošalje 200 računa.
- Odredite željeni rezultat. Razmislite što ovaj proces pokušava postići. U tom slučaju želite da se računi točno šalju svakom kupcu čim se proizvod isporuči. Prilikom podnošenja narudžbe poslat ćete fizičku kopiju računa. Također ćete svakom klijentu poslati elektroničku fakturu.
- Navedite podprocese koji su u procesu. Što je proces specifičniji, lakše ga je analizirati i poboljšati.
- Dokumentirajte poslovne procese. Proces možete dokumentirati kao popis koraka i razmotriti njihovo prikazivanje u dijagramu toka. Procesi često prelaze više odjela u velikim organizacijama. Proces stvaranja računa, na primjer, uključivao bi odjele za naplatu i računovodstvo.
- Definirajte različite odjele ili funkcije entiteta u procesu zajedno sa svim ulazima i izlazima. Na primjer, za izradu platne liste potrebno je unijeti podatke od proizvodnog odjela kako bi saznali broj i sate zaposlenih radnika, odjela za ljudske resurse kako bi saznali stope i smanjenja plaća itd.
- Navedite sve iznimke u procesu. Gotovo svi poslovni postupci imat će iznimke i varijacije. Na primjer, nekim klijentima možete omogućiti velike popuste. Ovaj kupac naručuje proizvode u velikim količinama. Omogućavanjem velikog popusta osoblje za naplatu odbija iznos popusta izračunat u softveru za fakturiranje. Veliki popusti moraju se unijeti ručno za stvaranje točne fakture.
Korak 2. Dokumentirajte poslovni proces i razmislite o tome koju vrstu poslovnog procesa stvoriti
Odvajanje nekoliko poslovnih procesa prema vrsti pomoći će analizi poslovnih procesa i poboljšanju procesa. Ako su dva procesa iste vrste, nadogradnje procesa mogu biti slične. Određeni proces može biti operativni, proces podrške ili proces upravljanja.
- Operativni procesi odnose se na svakodnevne zadatke isporuke proizvoda kupcima. Proces stvaranja računa za klijente može se uključiti u operativni proces. Vrlo je važno klijentima poslati točne račune kako bi se plaćanja mogla naplatiti što je brže moguće.
- Procesi podrške odnose se na aktivnosti operativne podrške vaše tvrtke. Odjel za ljudske potencijale primjer je područja za podršku tvrtki. Ovaj odjel podržava voditelje odjela u intervjuima i zapošljavanju novih zaposlenika. Iako ljudski potencijali nisu izravno povezani s klijentima, oni podržavaju operativni odjel.
- Svaka organizacija treba menadžment za vođenje cjelokupnog poslovnog smjera tvrtke. Proces planiranja i provedbe proračuna je proces upravljanja. Sve bi tvrtke trebale imati formalni postupak proračuna. Ovaj proces trebao bi uključivati menadžment koji raspravlja o proračunu tvrtke s financijskim menadžerom.
Korak 3. Analizirajte poslovne procese kako biste pronašli simptome neučinkovitosti procesa
Poslovni procesi sastoje se od ulaza (ulaza) i izlaza (izlaza). Rad, energija, materijali i kapitalna oprema smatraju se inputima. Inputi su imovina koja se koristi za stvaranje prihoda i dobiti. S druge strane, izlaz je fizički proizvod ili usluga. Inputi ulaze u proces i proizvode izlaze. Morat ćete provesti analizu kako biste utvrdili neučinkovitost ovog procesa.
- Vaš proces mora učinkovito koristiti inpute za proizvodnju rezultata. Na primjer, upravljate podružnicom servisne radionice. Vaš doprinos je rad, oprema i dijelovi. Vaš rezultat su usluge popravka vozila za korisnike.
- Dugo vrijeme popravka ili zaostali radovi pokazatelj su neučinkovitosti procesa. Problem može nastati zbog rasporeda popravaka nekih korisnika koji su preblizu.
- Indikacije neučinkovitosti procesa mogu se vidjeti i ako troškovi zamjene dijelova daleko premašuju proračun. U tom slučaju problem može biti specifičan za odjel za nabavu ili dijelove od dobavljača.
- Odredite koje procese treba poboljšati na temelju identificiranih problema. Morate dati prioritet nekoliko poslovnih procesa. Odaberite proces koji ima najveći utjecaj na vaše poslovanje. Na primjer, možda biste htjeli prvo popraviti vrijeme izvođenja. Dugo vrijeme obrade rezultirat će gubitkom kupaca. Dajte prioritet poboljšanju procesa.
2. dio 2: Analiza poslovnog procesa
Korak 1. Razgovarajte s ključnim ljudima o procesima u tvrtki
Nakon što utvrdite da se proces mora poboljšati, razgovarajte o tom procesu s osobama odgovornim za njegovu provedbu. Odvojite vrijeme za razgovor s ključnim sudionicima i tražite poboljšanja koja bi se mogla napraviti.
- Pitajte o postupcima osoblja i zašto.
- Odredite ulaz potreban za izvršavanje svakog zadatka i gdje ćete dobiti svaki ulaz. Ako tvrtka proizvodi traperice, morate znati tko je dobavljač trapera i učestalost slanja sirovina u tvrtku.
- Odredite rezultate svakog zadatka i tko će ih primiti. Ako upravljate radionicom, osoblje radionice treba dokumentirati svoj rad. Osoblje za popravak mora proslijediti podatke odjelu za naplatu, koje zatim generira račun za kupca.
- Zatražite prijedloge o tome kako riješiti neučinkovitosti procesa koje vaše osoblje pronađe.
Korak 2. Izradite poslovni dijagram toka za svaki proces
Dijagrami toka procesa mogu vam pomoći u opisu poslovnih procesa. Dokumentaciju iz rasprave o procesu možete koristiti za izradu dijagrama toka. Ovaj dijagram toka trebao bi sadržavati sve korake potrebne za dovršetak određenog poslovnog procesa.
- Važno je napomenuti da dijagram toka poslovnih procesa treba sadržavati samo definirane procedure koje zaposlenici moraju slijediti.
- Dijagrami toka mogu se crtati ručno ili pomoću softvera. Programi Word i proračunske tablice s mogućnostima mapiranja mogu se koristiti za izradu dijagrama toka. Također možete pronaći specijalizirani softver za izradu dijagrama toka.
- Dijagrami toka vrlo su korisni alati za jasno gledanje poslovnih procesa pred vama. Ovaj će alat znatno olakšati prepoznavanje i ispravljanje neučinkovitosti.
- Nakon što se u proces unesu promjene, ponovno pregledajte rezultate i provjerite je li se proces poboljšao prema vašim očekivanjima. Ako ne, ponovite postupak analize i pokušajte identificirati područja koja je potrebno poboljšati. Analiza poslovnih procesa stalna je aktivnost u vašem poslu.
Korak 3. Provedite brainstorming sesiju kako biste pronašli poboljšanja procesa
Mnogi procesi uključuju više odjela unutar vašeg poslovanja. Grupne sjednice identificirat će neučinkovitosti procesa koje utječu na više odjela. Ove sesije također mogu potvrditi informacije date tijekom osobnih razgovora sa sudionicima.
- Sažmite primljene informacije i podijelite ih sa sudionicima procesa. To će uključivati sudionike koji su već imali i nisu imali intervju. Zatražite povratne informacije od svih. Ove povratne informacije pružit će dodatne upute za vašu analizu.
- Podaci dobiveni od sudionika u procesu trebali bi vam dati jasnu predodžbu o tome kako proces funkcionira i u čemu je problem.
- Međuljudska rasprava postaje temelj za promjene procesa. Promjene mogu biti smanjenje troškova, smanjenje vremena ciklusa procesa, pojednostavljenje procesa ili poboljšanje usluga korisnicima.
