Osjećate li se preopterećenim time što morate obaviti bezbroj obaveza u ograničenom vremenu? Osobne i profesionalne odgovornosti koje se međusobno preklapaju sklone su izazivanju stresa, osobito ako zbog ekstremne zaposlenosti često zaboravite na nešto važno. Kako se to ne bi dogodilo, zašto ne biste pokušali napraviti uredan i dobro organiziran popis obaveza? Pomoću ovog popisa možete lakše postaviti prioritete, pratiti nedovršene zadatke i povećati svakodnevnu produktivnost.
Korak
1. dio od 3: Sažimanje pojedinosti o aktivnosti
Korak 1. Odredite najprikladniji medij
Ako svom telefonu pristupate više od dnevnog reda, pokušajte zabilježiti popis obaveza u aplikaciji za telefon. S druge strane, ako ne želite cijeli dan buljiti u zaslon telefona ili računala, pokušajte to zapisati na komad papira ili poseban dnevni red. Ako nije prilagođen vašim željama, vjerojatno će popis obaveza biti manje učinkovit.
Zapravo, postoje aplikacije poput Any.do, Wunderlist i Pocket Lists koje možete preuzeti i koristiti za učinkovitije upravljanje svakodnevnim aktivnostima
Korak 2. Navedite sve što vam je potrebno da završite
Aranžman se može ispuniti manje važnim stvarima poput "Kupaonice" do važnih stvari kao što su "Završni materijal za prezentaciju sljedećeg tjedna" ili "Tražim mamin rođendanski poklon sljedećeg mjeseca". Kao što vidite, tri su zadatka različite prirode, važnosti i trajanja. U ovoj fazi nemojte žuriti s kategoriziranjem istih; samo zapišite sve zadatke, odgovornosti ili aktivnosti koje vam padnu na pamet.
- Sve što vam padne na pamet slobodno zapišite na papir. Na taj ćete način osjećati olakšanje, kao i pomoći da ne zaboravite na bilo kakve odgovornosti.
- Ovaj popis je vaš glavni popis zadataka.
Korak 3. Zatražite pomoć od drugih, ako je potrebno
Nakon sastavljanja popisa aktivnosti koje je potrebno dovršiti, odlučite hoćete li od drugih zatražiti pomoć. Zapravo, ne biste trebali oklijevati zatražiti pomoć od nekoga drugog ako se osjećate stvarno preopterećeni ili imate vrlo ograničeno vrijeme! Izbjegnite želju da stvarima upravljate sami! Ako se zadatak može prenijeti na nekog drugog, slobodno to učinite!
Dio 2 od 3: Upravljanje aktivnostima
Korak 1. Grupirajte zadatke navedene na glavnom popisu u kategorije
Na primjer, možete stvoriti kategorije "odgovornost na poslu" i "odgovornost kod kuće". Time ćete lakše usmjeriti svoju pažnju i energiju na svaki zadatak. Na primjer, možete uštedjeti više vremena ako ne morate provjeravati kategoriju „odgovornost kod kuće“dok ste na poslu.
Kako biste povećali produktivnost, zamislite da sve svoje zadatke postavljate ispred sebe. Nakon što to učinite, pokušajte ukloniti ometajuće zvukove i pokušajte usmjeriti svoju pozornost na određeni skup zadataka. Drugim riječima, prestanite se brinuti oko nepotrebnih zadataka ili odgovornosti toga dana
Korak 2. Napravite popis aktivnosti samo za jedan dan
Time ćete lakše upravljati svojim odgovornostima u skladu s njihovim prioritetima. Osim toga, također se nećete osjećati opterećeno jer "nemate" odgovornosti koje morate dovršiti sutra, sljedeći tjedan, pa čak i sljedeći mjesec! Usredotočite se na ono što možete dovršiti u roku od 24 sata. U idealnom slučaju, broj aktivnosti koje biste trebali dovršiti u jednom danu ne smije prelaziti deset ili čak pet aktivnosti.
- Ako ne znate odakle početi, pokušajte ubrzati vrijeme za spavanje. Koje zadatke doista treba obaviti u tom času? Kad ga pronađete, dodajte ga na popis prioriteta!
- Koristite glavni popis zadataka kao referencu za svoje svakodnevne zadatke. Nakon što napravite popis obaveza ili svakodnevni zadatak, odmah se riješite svog glavnog popisa obaveza!
Korak 3. Procijenite trajanje svakog zadatka ili odgovornosti
Mislite realno! Ako ne provodite dovoljno vremena ili ste previše opsjednuti time da svaki zadatak obavite što je brže moguće, veća je vjerojatnost da će vas napasti veći stres. Vjerujte, nećete moći produktivno raditi ako ste stalno zbunjeni. Stoga objektivno i realno izmjerite trajanje svakog zadatka i na temelju te procjene planirajte svoj raspored aktivnosti.
Između svake odgovornosti ostavite 10-15 minuta. Zapravo, ne možete se bez pauze premjestiti s jednog zadatka na drugi, zar ne?
Korak 4. Napravite popis obaveza kako bi izgledao zanimljivije
Iako se čini manje važnim, ove radnje mogu promijeniti vašu perspektivu na popisu obaveza u pozitivnijem smjeru! Pokušajte napisati ili upisati popis obaveza u svojoj omiljenoj boji, zalijepiti ga na neki zanimljiv karton u boji ili ga dizajnirati na telefonu. Učinite sve što je potrebno da povećate svoju motivaciju za izvršavanje različitih odgovornosti u njoj!
3. dio 3: Držanje obveza
Korak 1. Zapišite rok za svaki zadatak naveden na glavnom popisu zadataka
Vjerujte mi, na taj ćete vam način olakšati sastavljanje dnevnog popisa zadataka, pogotovo zato što se nagomilane odgovornosti sklone zaboraviti na zadatke koji se smatraju manje značajnima ili hitnima. Napravite dnevni popis pozivajući se na rokove svakog zadatka navedenog na glavnom popisu!
- Ako zadatak ili odgovornost nemaju rok, pokušajte ga sami postaviti.
- Bez jasnog i strukturiranog plana, beznačajne odgovornosti lako se mogu zaboraviti.
Korak 2. Stavite popis na mjesto gdje ga često možete vidjeti
Nema smisla sastavljati popis obaveza ako papir zatim stavite u ladicu i zaboravite. Stoga popis uvijek stavljajte tamo gdje ga često vidite! Na taj način nećete to zaboraviti i biti motiviraniji da brzo dovršite sve odgovornosti u njemu.
Ponesite popis sa sobom kamo god krenuli. Ako je potrebno, zalijepite kopiju na ogledalo u kupaonici ili je spremite u torbicu. Provjerite možete li im lako vidjeti i pristupiti
Korak 3. Dajte nekome kopiju svog popisa obaveza
Na primjer, možete ga dati roditelju, prijatelju, supružniku ili suradniku; najvažnije, pobrinite se da osoba može pratiti vaš napredak. Ako netko drugi zna popis zadataka, osjećat ćete se još nesklonijim odgađanju, zar ne?
