Pisane politike i postupci ocrtavaju smjernice, pravila, fokus i načela organizacije. Općenito, politike i postupci uključeni su u priručnike za zaposlenike. Kako napisati poslovne politike i procedure ovisi o ciljevima same tvrtke.
Korak
1. dio od 5: Okvirni poslovni ciljevi
Korak 1. Napravite popis ciljeva
Kao menadžer ili vlasnik tvrtke, znate ciljeve tvrtke. Razmotrite stvari poput prodajnih ciljeva, ciljeva zaposlenika i menadžmenta te poslovne pozicije koju očekujete u sljedećih nekoliko godina.
- Pokušajte postaviti ciljeve koji nisu samo specifični, već i dostižni i vrijedni težnje. Na primjer, postavite financijske ciljeve koji su vam nadohvat ruke i postavite ciljeve učinka zaposlenika koji se mogu postići slijedeći politike i procedure koje ćete postaviti.
- Nakon što postavite svoje ciljeve, provjerite jeste li spremni preuzeti obvezu kao vlasnik tvrtke ili upravitelj. Postavljanje ciljeva važan je prvi korak u razvoju politika i procedura. Zatim, ništa manje važno nije poštivanje.
Korak 2. Zapišite popis poslova i postupaka
Razmislite o svakodnevnim događajima i zadacima u svom poslu. Zapišite svaki posao koji morate dovršiti svaki dan kako bi posao nesmetano tekao.
Uzmite u obzir sljedeće: Koji zadaci zahtijevaju službeni opis ili usmjerenje? Koji se postupci moraju dosljedno provoditi na isti način? Umjesto da se usredotočite na ručni rad koji ne zahtijeva mnogo poduke, usredotočite se na veće zadatke
Korak 3. Navedite moguće probleme i rješenja
Politike se donose kako bi se osiguralo da sve teče glatko i da zaposlenici i menadžeri imaju standarde učinka. Razmislite o problemima koji bi se mogli pojaviti u nedostatku politike. Na taj način možete smisliti pravila koja su vam potrebna.
Kada razmišljate o potencijalnom problemu, potražite brzi pregled načina na koji možete riješiti ili riješiti problem. Razmislite o pitanjima svakodnevnih poslovnih aktivnosti, poput financija, interakcija između zaposlenika i kupaca te ponašanju i stavovima zaposlenika
2. dio od 5: Pisanje poslovnih politika
Korak 1. Navedite kategorije politika
Nakon što razmotrite različita moguća pitanja koja je potrebno riješiti politikom, razmislite o kategorijama svakog od njih. Na primjer, koristite kategorije kao što su sigurnost, raspoređivanje, ponašanje, plaća, beneficije, godišnji odmor ili dopust te diskriminacija.
Kasnije pri sastavljanju priručnika pravila koja su već podijeljena u kategorije pomoći će vam u organizaciji priručnika i njegovih odjeljaka. Kategorije vam također pomažu da odlučite što je najvažnije te ih mogu detaljnije raščlaniti
Korak 2. Upotrijebite okvirni oblik za razbijanje različitih pravila u svakoj kategoriji
Predložak vam omogućuje dublje kopanje po aspektima svake politike ili kategorije i dodavanje pojmova i specifikacija u tijeku. Pomoću brojeva razvrstajte svaki odjeljak ili kategoriju.
Počnite s kratkim pregledom. Zatim, nakon što zapišete sve početne ideje, možete se vratiti obrisu i dodati ili proširiti dok se mijenjate
Korak 3. Smislite odgovarajuće posljedice za kršenje pravila
Politike omogućuju tvrtkama da pravilno funkcioniraju, a također služe i kao standardi kojih se zaposlenici i uprava moraju pridržavati. Politike također služe kao pisani dokumenti u kojima se opisuje način rješavanja problema ili kršenja politike. To je osobito važno kada i ako su potrebne radnje za rješavanje problema.
Kad su zapisane u službenim dokumentima, politike mogu pokriti zakonska prava i obveze zaposlenika i tvrtke. Politika uključuje informacije o pravima na zapošljavanje osoba s invaliditetom, porezima i zabranama diskriminacije i uznemiravanja na radnom mjestu. Obavezno unesite podatke u skladu s važećim zakonom
Korak 4. Uspostavite jasnu politiku o otpuštanju
Ako morate otpustiti zaposlenika zbog kršenja pravila, ova pisana politika poslužit će kao dokaz ako zaposlenik vjeruje da je nepravedno otpušten. Odvojite dio za raspravu o pravilima za otkaz.
Također biste trebali stvoriti politiku zapošljavanja. Na primjer, provjere prošlosti prije zapošljavanja kandidata, ili probni rad nakon zapošljavanja zaposlenika i prije nego što postane stalni zaposlenik. Pobrinite se da stvorite i ocrtate jasne uvjete
Korak 5. Koristite jasan aktivni jezik
Jasno napišite sve politike na takav način da se ne tumače pogrešno ili pogrešno. Ako postoji drugo tumačenje, razmislite o prepisivanju na drugom jeziku.
Na primjer, nemojte pisati: "Dodatno bolovanje može se odobriti pod određenim okolnostima." Umjesto toga napišite "Dodatna bolovanja odobravaju se samo uz izričito dopuštenje dežurnog upravitelja."
3. dio od 5: Postupci pisanja
Korak 1. Odredite koji poslovi zahtijevaju detaljne procedure
Ne zahtijevaju svi poslovi ili incidenti detaljne upute. Odredite prioritete zadacima ili postupcima koje morate dosljedno obavljati, poput plaće ili rasporeda.
Prilikom odlučivanja koji postupci zahtijevaju pojedinosti, razmislite o sljedećim pitanjima: Je li postupak bio dug ili kompliciran? Koje su posljedice ako dođe do pogreške u provedbi? Jesu li primijenjene neke važnije nedavne promjene? Zahtijevaju li ovaj postupak važne ili opsežne dokumente? Često su zaposlenici zbunjeni procedurom?
Korak 2. Prikupite podatke potrebne za svaki postupak
Prije nego što opišete postupak, morate znati sve korake i njihove aspekte. Razmotrite pitanja zaposlenika koja su se pojavila i sve probleme na koje ste mogli naići.
Čak i ako imate sve podatke, i dalje ćete se morati držati osnova samog postupka. Razmislite što čitatelji ili zaposlenici trebaju razumjeti i provesti postupak
Korak 3. Upotrijebite sve informacije da napišete jasan postupak
Koristite aktivni jezik. Pokušajte izbjeći duge i suvišne riječi. Pazite da ne koristite jezik koji je teško razumljiv, uključujući žargon koji zaposlenici možda ne poznaju.
Na primjer, umjesto da napišete: "Osoblje rastrgnute primitke plaća mora se čuvati u financijskom dosjeu", upotrijebite sljedeći jezik "Čuvanje poderanih primitaka o plaćama u financijskom dosjeu"
4. dio od 5: Razumijevanje zakonitosti
Korak 1. Unesite odjeljak o politici protiv diskriminacije
Svi vlasnici poduzeća moraju se pridržavati politike protiv diskriminacije koju je utvrdila vlada. Uključite informacije o politici zajedno s očekivanjima da će se svi zaposlenici pridržavati iste.
U politiku bi se trebali uključiti i podaci o jednakim mogućnostima zapošljavanja, kao i zakon o pravu na rad za osobe s invaliditetom i politika o uznemiravanju
Korak 2. Provjerite je li vaša politika legalna
Morate osigurati da su sve sastavljene politike poštene i u skladu sa zakonom. Postoje mnogi resursi koje možete upotrijebiti kako biste saznali je li vaša politika u skladu s važećim zakonom.
Također možete zatražiti od pravnog savjetnika da prouči politike koje ste izradili prije nego što ih primijenite na zaposlenike. Kao vlasniku tvrtke, imati pravnog savjetnika s kojim se možete redovito savjetovati vrlo je korisno
Korak 3. Zamolite zaposlenike da potpišu nacrte politika i procedura
Od novih zaposlenika treba tražiti da se slože i potpišu dokumente o politici i proceduri, te im dostaviti kopiju za referencu. Osim toga, sve promjene moraju ponovno potpisati svi zaposlenici. Time se želi osigurati da su svi obveznici politike u slučaju bilo kakvih pravnih radnji koje će obje strane poduzeti u budućnosti.
Maloljetnici ne mogu legalno sklapati ugovore. Ako zapošljavate zaposlenike mlađe od 18 godina, pobrinite se da imaju pisano dopuštenje skrbnika za sklapanje ugovora jer roditelj ili skrbnik mogu zakonski otkazati ugovor
5. dio od 5: Sastavljanje priručnika
Korak 1. Posložite informacije logičkim redoslijedom
Počnite s većim točkama, a zatim s manjima. Na primjer, umjesto da počnete s kategorijom naknade, počnite priručnik s procesom zapošljavanja ili kategorijom podobnosti.
- Razmislite o otvaranju priručnika s opisom ciljeva tvrtke kao što ste ranije naveli. Napišite jasan, objedinjen odlomak ili dva koji sažima priručnik, što zaposlenici mogu očekivati od tvrtke i što tvrtka očekuje od zaposlenika.
- Pomoću skice stvorite potkategorije u priručniku. Kad završite, napravite sadržaj kako biste svaki podatak mogli lako pronaći.
Korak 2. Upotrijebite sliku, grafikon ili dijagram
Postoje ljudi koji su vizualniji pa dijagrami, grafikoni ili slike u priručniku mogu pomoći različitim vrstama zaposlenika u razumijevanju pojmova. Slike mogu pojednostaviti postupke i pravila.
Na primjer, možete stvoriti grafikon ili tablicu koja navodi različite naslove i njihove dužnosti. Također možete koristiti tablicu pitanja i odgovora koje zaposlenici mogu koristiti kao referencu ako je potrebno
Korak 3. Osigurajte priručnike za lakši pristup svim zaposlenicima
U idealnom slučaju, novi zaposlenici dobivaju primjerak priručnika pri zapošljavanju, a stari zaposlenici novi primjerak kada dođe do revizije. Razmislite o tome da svi zaposlenici potpišu ugovor u kojem navode da razumiju sve točke navedene u priručniku i da se s tim slažu.
