Bilo da ste izvršni direktor, menadžer ili roditelj koji ostaje kod kuće, mogućnost delegiranja odgovornosti važna je sposobnost da postanete učinkovitiji. Međutim, delegiranje može biti teško - morate biti čvrsti i vjerovati osobi na koju prenosite svoje odgovornosti. Ovaj će vam članak pomoći u rješavanju bilo kakvih nedoumica oko delegiranja, a zatim će vas mudro i s poštovanjem provesti kroz stvarni proces delegiranja posla.
Korak
1. dio od 2: Uđite u pravi način razmišljanja
Korak 1. Sklonite svoj ego sa strane
Najveća prepreka delegiranju je izraz "Ako želite da se nešto učini kako treba, morate to učiniti sami." Vi također niste jedina osoba na svijetu koja to može ispraviti. Možda ste jedina osoba koja u ovom trenutku može to uspjeti, ali ako odvojite vrijeme da nekoga obučite, možda bi i to uspjeli. Tko zna - oni bi to mogli učiniti brže ili bolje od vas i to nije samo nešto što morate prihvatiti, već čak i morati zatražiti.
Razmislite logično i realno - možete li sami obaviti ovaj posao? Morate li raditi do smrti kako biste uskladili ovaj posao i vlastite odgovornosti? Ako je tako, trebali biste biti spremni delegirati dio svog posla. Nemojte se sramiti ili nedostajati samo zato što vam je potrebna pomoć oko nečega - zapravo postajete učinkovitiji radnik tako što ćete dobiti pomoć kad vam zatreba
Korak 2. Prestanite čekati da vam netko ponudi pomoć
Ako nerado delegirate posao, možda ćete patiti od blagog mučeničkog sindroma - možda ste preopterećeni i često se pitate zašto vam nitko ne nudi pomoć. Budite iskreni prema sebi - odbijate li ih kad vam ljudi ponude pomoć, samo da biste bili pristojni? Pitaš li potajno zašto ne inzistiraju? Smatrate li da biste im, da su vam položaji obrnuti, pomogli snažnim srcem? Ako ste odgovorili "da", morate vježbati "preuzimanje kontrole" nad svojim okolnostima. Dobiti pomoć koja vam je potrebna - nemojte čekati da vam dođe, jer se to možda nikada neće dogoditi.
Mnogi ljudi zaboravljaju kroz što drugi ljudi prolaze i ne možete učiniti ništa da ih promijenite. Zaboravite sva moguća razočaranja u ljude koji ne nude pomoć; imajte na umu da je vaš posao razgovarati o onome što vam treba
Korak 3. Ne gledajte na zahtjeve za pomoć na negativan način
Mnogi se ljudi osjećaju neugodno tražeći pomoć. Možda ćete se osjećati krivima, kao da na nekoga stavljate teret, ili se osjećati neugodno, jer mislite (iz nekog razloga) da biste trebali sami moći sve riješiti. Možda se samo osjećate ponosni na borbu i vidite to kao dokaz da ste plemenito ljudsko biće (još jedna manifestacija mučeničkog sindroma). Ako tražite pomoć kao oblik slabosti, morate je zaboraviti brzo S druge strane: pokušaj da sve učinite sami znak je slabosti u smislu da to znači da nemate realan pogled na svoje sposobnosti.
Korak 4. Naučite vjerovati drugima
Ako se bojite delegirati jer mislite da drugi ljudi ne mogu učiniti jednako dobro kao vi, imajte na umu dvije stvari: prvo, gotovo svatko može postati dobar u nečemu s dovoljno vježbe, i drugo, možda niste nadareni za sve. Kada delegirate posao, ne samo da oslobađate vrijeme za sebe - već i pružate svom pomoćniku priliku da uvježba novu vještinu ili izvrši novi zadatak. Budite strpljivi - s vremenom će vaš pomoćnik vjerojatno moći obavljati delegirani posao kao i vi. Osim ako posao koji namjeravate prenijeti nije jako važan, vašem će pomagaču možda biti dobro kako to učiniti s vremenom. Ako je posao vrlo važan, razmislite dvaput prije nego ga prenesete!
Čak i ako ste najbolji u obavljanju poslova koje planirate delegirati, shvatite da vam delegiranje posla omogućuje da sa svojim vremenom radite druge stvari. Ako ste najbolji zaposlenik u uredu koji radi prilično monotono sastavljanje tvrdog diska, ali morate pripremiti važnu prezentaciju, u redu je prepustiti taj zadatak unutarnjoj strani. Bolje vam je dati prednost teškim zadacima - nemojte se osjećati loše što delegirate jednostavne zadatke koji se ponavljaju kada imate važnije stvari za obaviti
Dio 2 od 2: Učinkovito delegiranje
Korak 1. Pokrenite zadatak
Prvi korak je najteži, ali najvažniji. Morate imati hrabrosti zamoliti nekoga da vam pomogne (ili ako ste šef, zatražite nekoga da vam pomogne.) Nemojte se zbog toga osjećati loše - sve dok ste pristojni, ljubazni i prijateljski raspoloženi, niste bezobrazni samo zato što ste zatražili pomoć od nekoga drugog. Pokušajte biti ljubazni i ljubazni, a da vaš zahtjev bude ozbiljan.
- Ako niste sigurni kako natjerati nekoga da učini nešto za vas, pokušajte biti kratki i slatki. Recite nešto poput: "Hej, mogu li razgovarati s vama nakratko? Možete li mi pomoći pri sastavljanju ogromne hrpe tvrdih diskova koji su upravo stigli. Ne mogu to učiniti sam jer sam danas izvan ureda. Možete li pomoći mi? "pritisnuti osobu, ali pobrinite se da je potrebna njezina pomoć.
- Pitajte i dobit ćete (vjerojatno). Nemojte se bojati delegiranja jer mislite da će zvučati nepristojno ili impresivno. Gledajte na to ovako - kako se osjećate kada vas ljudi traže pomoć? Osjećate li se povrijeđeno i uvrijeđeno? Ili (obično) želite pomoći? Možda ste odabrali ovo drugo!
Korak 2. Ne prihvaćajte odbijanje osobno
Ponekad vam ljudi jednostavno ne mogu pomoći - žalosno, ali istinito. To može biti iz različitih razloga - najčešći je taj da je osoba od koje tražite pomoć jako zauzeta poslom. Ne shvaćajte to previše osobno - to što netko u tom trenutku ne može (ili neće) učiniti nešto za vas ne znači da vas mrzi. Obično zato što su zaposleni ili lijeni - ništa više.
Ako vas odbiju, razmislite o svojim mogućnostima - obično možete pristojno inzistirati da vam je potrebna pomoć te osobe (obično to uspijeva ako ste vi šef ili netko na vlasti), možete pokušati pitati nekoga drugoga ili možete odraditi posao sebe. Ako vam je potrebna pomoć, nemojte se bojati odabrati prvu ili oboje
Korak 3. Delegirajte ciljeve, a ne procedure
Ovo je ključ da ne postanete noćna mora mikro menadžera. Postavite jasne standarde za željene rezultate i pokažite osobi kako, ali recite da to može učiniti kako želi, sve dok je to dobro i na vrijeme učinjeno. Dajte im dovoljno vremena ne samo za učenje, već i za eksperimentiranje i inoviranje. Nemojte ih obučavati kao robota; trenirati ih kao ljudsko biće - nekoga tko se prilagođava i postaje bolji.
Također je pametan jer će vam oduzeti vrijeme i smanjiti tjeskobu. Slobodno vrijeme želite iskoristiti za druge važnije stvari, ne brinite se uvijek za napredak svog pomoćnika. Upamtite, delegirate posao kako biste smanjili stres - a ne dodali stres
Korak 4. Pripremite se za obuku svog pomagača
Uvijek biste trebali odvojiti vrijeme da naučite svog pomoćnika kako izvršiti delegirani zadatak, čak i ako je to laka stvar. Upamtite da proces koji vam se čini jasnim i jednostavnim možda neće biti tako jednostavan kao nekome tko to dosad nije učinio. Budite spremni ne samo provesti svog pomoćnika kroz posao koji ste povjerili, već i budite strpljivi sa svim pitanjima koja se mogu pojaviti.
Smatrajte vrijeme koje trošite na obuku spasilaca kao mudro dugoročno ulaganje. Odvajanjem vremena za pravilno podučavanje svog pomagača imat ćete slobodno vrijeme u budućnosti umjesto da trošite vrijeme na ispravljanje njegovih ili njezinih pogrešaka
Korak 5. Dodijelite dovoljno resursa za dovršetak zadatka
Možda imate na raspolaganju resurse potrebne za dovršetak zadatka, ali osoba dodijeljena zadatku možda im neće moći pristupiti. Stvari poput podataka zaštićenih lozinkom, posebnih alata i određenih alata mogu biti bitne za obavljanje posla, stoga provjerite ima li vaš pomoćnik sve što je potrebno za uspjeh.
Korak 6. Shvatite da vaš pomoćnik može raditi samo jednu stvar odjednom
Kad vam vaš pomagač pomaže, on ne obavlja svoje uobičajene obaveze. Ne zaboravite da, poput vas, vaš pomoćnik može imati zauzet raspored. Zapitajte se - koji bi posao odvojili ili povjerili da od vas obave posao? Provjerite znate li odgovor sljedeći put kada nekome prenesete zadatak.
Korak 7. Budite strpljivi
Osoba koju delegirate će pogriješiti dok nauči raditi novi zadatak. To je dio procesa učenja. Isplanirajte ga. Ne delegirajte zadatke pod pretpostavkom da će osoba to savršeno obaviti dok nema dokazano djelo. Ako posao ne ispadne očekivano jer vaš kolega ne može savršeno obaviti zadatak, onda ste vi krivi, a ne on. Budite resurs za svog pomagača i delegirani rad za njega može biti iskustvo učenja, umjesto da plaši ljude.
Kad nekoga obučite da nešto učini, ulažete. U početku će vas usporiti, ali dugoročno će povećati produktivnost, na temelju vašeg pristupa pozitivnom i realnom ponašanju
Korak 8. Pripremite se na nevolje
Napravite rezervni plan i budite spremni djelovati ako nešto pođe po zlu. Znajte što će se dogoditi ako cilj ili rok propuste. Neočekivane prepreke i izazovi pojavljuju se cijelo vrijeme, bez obzira jeste li u uredu ili kod kuće - ponekad tehnologija može zakazati. Neka vaš pomoćnik vjeruje da ćete, ako se nešto pojavi, razumjeti i pomoći im da ispune rok - ne ostavljajte ih samo u teškom položaju.
Raditi ovo također je pametno u sebičnom smislu - ako se vaš pomoćnik boji da će ga kriviti, više će se vremena potrošiti na nadoknađivanje njegovih nedostataka nego na obavljanje svog posla
Korak 9. Nagradite svog pomagača ako je vrijedan
Prenošenje zadataka na nekoga važno je ako imate više odgovornosti. No, kontraproduktivno je kad delegirate zadatak, dopustite da vam pomoćnik naporno radi, a zatim sami zaslužite. Cijenite i pohvalite napore drugih koji rade u vaše ime.
Pobrinite se da svaki put kada dobijete kompliment za svoj rad koji vam je pomogao netko drugi, spomenite i ime osobe koja vam je pomogla
Korak 10. Recite „Hvala
"Kad netko učini nešto za vas, važno je zahvaliti toj osobi, priznati važnost njezine pomoći i dati do znanja pomagaču da je cijenjen. U suprotnom ćete se činiti nezahvalnima, čak i ako to ne učinite" t. Upamtite da vam ljudi ne mogu čitati misli. Ljudi će biti sretni ponuditi pomoć ako se osjećaju cijenjenima.
