Raspored dnevnih aktivnosti pomoći će vam da učinkovitije upravljate svojim vremenom. Možete učiniti više, rjeđe zaboraviti na zadatke ili doći u iskušenje učiniti stvari koje zapravo nisu važne. Iako možete isprva misliti da možete dovršiti zadatak koji vam je pri ruci, na kraju ćete se osjećati preopterećeno, zbunjeno i zaboraviti sve. Sastavljanje i pridržavanje rasporeda zahtijeva neko navikavanje, ali brzo ćete mu biti zahvalni. Raspored će vam pomoći u smanjenju stresa, kao i osjećaju da više kontrolirate svoj život. Zakazivanje dnevnih aktivnosti također vam omogućuje da regulirate i nadzirete svoje ponašanje prateći što morate učiniti i što ste učinili.
Korak
1. dio od 2: Izrada rasporeda
Korak 1. Kupite kalendar ili dnevni red
Provjerite ima li u kalendaru mjesta koje možete popuniti popisom zadataka. Neki kalendari dolaze s tjednim, dnevnim ili čak satnim planovima. Također možete koristiti bilježnicu. Odaberite onu koja najbolje odgovara vašim potrebama i željama. Što god odabrali, iskoristite to maksimalno. Nemojte koristiti 1 knjigu dnevnog reda za rad, 1 za školske aktivnosti itd. Snimite sve svoje aktivnosti na jednom mjestu.
- Digitalni kalendar dostupan je i za korištenje na prijenosnom računalu ili mobilnom telefonu. Ovaj kalendar također se može sinkronizirati sa svim elektroničkim uređajima koje imate, tako da vašem kalendaru događaja možete pristupiti s bilo kojeg mjesta. Postoje i brojne aplikacije koje vam mogu pomoći u planiranju aktivnosti koje dolaze s podsjetnicima i mjeračima vremena
- Papirnati ili digitalni kalendari koji vam omogućuju da bilješke uklopite u svoj raspored mogli bi raditi još bolje. Ovakav kalendar može pratiti ne samo ono što ste učinili, već i kako ste to učinili i/ili kako se osjećate. Na primjer, možda biste osim označavanja rasporeda "idite u teretanu" u kalendaru, ispod mogli dodati napomenu "Danas trčite 1,5 km dalje i bilo je zabavno!" kako bi se vaše ponašanje moglo bolje pratiti.
- Ako prelazite s papirnatog na digitalni kalendar, prva 1 ili 2 dana mogu se osjećati pomalo užurbano sve dok se još navikavate na novi sustav. Prvih dana ponesite oba kalendara sa sobom i provjerite jesu li zakazane aktivnosti propuštene ili zapisane uvijek iznova.
Korak 2. Organizirajte svoje zadatke
Elektronički kalendari omogućuju vam i označavanje različitih zadataka različitim bojama. Na primjer, uredski rad možete označiti crvenom bojom, školski plavom bojom, domaće zadaće zelenom bojom, godišnji odmor narančastom bojom, a sport ružičastom bojom. To možete učiniti i jednostavno s papirnatim kalendarom ili dnevnikom, samo upotrijebite šarenu olovku ili marker za označavanje. Nakon što različite zadatke označite različitim bojama, možete odrediti redoslijed prioriteta.
Organiziranje i označavanje zadataka različitim bojama također će vam pomoći vizualizirati i razumjeti koliko se vašeg vremena koristi. Na primjer, mogli biste primijetiti da u vašem rasporedu ima puno crvene (posao) i zelene (domaće zadaće), ali vrlo malo ružičaste (sport). Prepoznavanje nedostatka vježbe može vas motivirati da povećate raspored vježbi
Korak 3. Odredite prioritete
Određivanje najvažnijih zadataka koje je potrebno prvo obaviti i koji se zadaci mogu odgoditi vrlo je važno. Slijedi primjer koji će vam pomoći razumjeti postavljanje prioriteta. Recimo da postoje 2 ispita, 1 izvještaj iz prakse i 1 zadatak iz sastavljanja eseja i prezentacije koje treba dovršiti za 1 tjedan. Au!
- Zapitajte se kako biste utvrdili što je potrebno prvo učiniti i koliko će vremena trebati za dovršenje: koje zadatke treba prvo predati? koji su zadaci najvažniji, u odnosu na vaše ocjene? Na primjer, koliko ispiti, laboratorijski izvještaji, eseji i prezentacije imaju na vašoj završnoj ocjeni? Koji je zadatak najteže dovršiti?
- U konačnici, na vama je da odredite rok za dovršetak, vrijeme koje vam je potrebno ili relativnu vrijednost zakazanih zadataka u vašim prioritetima. Za to morate poznavati sebe i svoje najbolje sposobnosti. Napravite sustav prioriteta koji vama odgovara.
Korak 4. Označite zadatke kojima dajete prioritet
Nakon što odredite kako zadacima dati prioritet, označite ih u rasporedu. Možete otvoriti svoj dnevni raspored i napisati slovo "A" pored zadataka koji su važni i koji se prvo moraju dovršiti, slovo "B" pored zadataka koji se moraju dovršiti prije sutrašnjeg dana, te slovo "C" pored zadataka koji mora biti gotov do petka itd.
Korak 5. Rasporedite vrijeme za svaki zadatak
Zapišite koliko vam vremena treba za dovršetak svakog zadatka. Na primjer, možete zakazati vrijeme u danu za učenje (2 sata), vježbanje (1 sat), pisanje 2 e -pošte (30 minuta) i šetnju s psom (30 minuta). Ovo je glavni korak u podjeli vremena koje je potrebno za dovršetak svakog zadatka. Osjećat ćete se pod stresom ako napravite pretijesan raspored i ne rasporedite vrijeme realno.
Ne zaboravite uključiti vrijeme putovanja u plan puta. Na primjer, morate li se voziti od knjižnice u kojoj učite do teretane?
Korak 6. Dopustite dodatno vrijeme u rasporedu
Većina ljudi općenito podcjenjuje vrijeme potrebno za izvršavanje zadatka. Uzimajući u obzir svo vrijeme potrebno za pripremu određenog zadatka, kao i opuštanje na trenutak nakon toga, lakše ćete odrediti svoje dnevne aktivnosti.
- Uvijek pokušajte povećati vrijeme izvršavanja zadatka za nekoliko minuta. Pokušajte dodati 25% vremena koje ste zakazali dovršavanju zadatka. Na primjer, rasporedite zadatak koji se tehnički može dovršiti za 4 minute na 5 minuta, te rasporedite zadatak koji se tehnički može dovršiti za 8 minuta na 10 minuta itd. Ovih će se nekoliko dodatnih minuta akumulirati i dati vam dodatno vrijeme kako biste izbjegli kašnjenja ili zaostatke.
- Zapitajte se postoje li mali zadaci unutar velikog zadatka koje treba uzeti u obzir pri izradi rasporeda? Na primjer, morate li se istuširati nakon vježbanja? Često razgovarate s prijateljima 15 minuta u svlačionici? Većina ljudi osjeća da će raspored vježbi od 1 sata na kraju provesti 2 sata.
Korak 7. Pauza u rasporedu
Dopustite malo slobodnog vremena na kraju rasporeda za zadatke niskog prioriteta. Ako imate vremena danas ili bilo kojeg dana u tjednu, možete početi raditi na tim zadacima i početi rano. Ti dodatni zadaci, na primjer, organiziraju ormare ili podnose porezne prijave kod kuće. Ti će zadaci niskog prioriteta na kraju biti dovršeni čak i ako nisu hitni ili vezani određenim rokom.
2. dio od 2: Pridržavanje rasporeda
Korak 1. Provjerite svoj kalendar/obaveze
Steknite naviku provjeravati kalendar svako jutro i navečer kako biste se pripremili za sutra. Također biste trebali zakazati nekoliko minuta svaki dan, možda nakon jutarnje kave ili tijekom odlaska na posao, pregledati što trebate učiniti tijekom dana i dodati nove zadatke ili precrtati stare.
- Provjera i pregled vašeg rasporeda nekoliko minuta prije nego što učinite bilo što mogu biti snažan način da započnete dan raspoloženi!
- Koristite alarme na telefonu ili računalu kao podsjetnike na određene zadatke ili sastanke. Na primjer, mnogi liječnički i stomatološki programi dogovaraju se unaprijed. Stoga bi vam moglo pomoći korištenje podsjetnika koji se oglasi otprilike tjedan dana unaprijed. Tako se vaš plan može prilagoditi.
Korak 2. Dovršite zadatke prema prioritetu
Nakon dodjeljivanja prioriteta redoslijedu, pridržavajte se tog redoslijeda.
Korak 3. Podesite raspored prema potrebi
Iako biste se trebali nastojati pridržavati rasporeda što je više moguće, ponekad se mogu dogoditi stvari koje vas natjeraju da se prilagodite. Prebacite fleksibilnije ili manje hitne zadatke na sljedeći dan u slučaju nužde, problema ili smetnje.
Samo izbjegavajte gomilanje zadataka i prečesto ih delegiranje na sljedeći dan. Ako to doživljavate prečesto, pokušajte ostaviti više vremena za svaki zadatak koji trebate dovršiti u jednom danu, umjesto da morate mijenjati svoj raspored sljedećih nekoliko dana
Korak 4. Precrtajte dovršene zadatke
Ova je aktivnost mnogima bila olakšanje! Ne zaboravite premjestiti današnje nedovršene zadatke u sutrašnji raspored.
Korak 5. Nagradite sebe
Važno je dati sebi pozitivan poticaj nakon što dovršite zadatke i pridržavate se rasporeda. Nakon što obavite dnevne obaveze, nagradite se namakanjem u kadi, gledanjem omiljene TV emisije ili uživanjem u slatkim zalogajima. Osjećat ćete se uspješno i zaslužiti nagradu za koju ste radili.
Korak 6. Provjerite i prilagodite raspored prema potrebi
S vremena na vrijeme biste trebali provjeriti raspored i utvrditi prednosti rasporeda za vaše aktivnosti. Jedan od načina da to učinite je da pogledate svoj dnevni red dok pratite svoje osjećaje i raspoloženje. Vidite li da je većina vašeg rasporeda prekrižena i da se osjećate pozitivno i produktivno? Ako je odgovor "da", vjerojatno je vaš raspored koristan.
- Međutim, ako mislite da je previše rasporeda premješteno na sljedeći dan (i drugi dan, i tako dalje), a vi samo gubite razum, trebali biste prilagoditi svoj raspored.
- Prepoznajte probleme provjeravajući dnevni red i tražeći ono što je ostalo iza. Možda ćete morati preispitati i reorganizirati svoje prioritete ako vam je važno ono što ste propustili (npr. Vježba). Možda ćete također morati promijeniti vrijeme dodijeljeno svakom zadatku. Na primjer, smanjite vrijeme za pripremu ujutro sa 2 sata na 1 sat 3 dana u tjednu i zakažite 30-minutno trčanje koristeći preostalo vrijeme.
- Znajte da je reprogramiranje uobičajeno i normalno. Naravno da treba vremena dok se ne naviknete na najprikladniji raspored.
Savjeti
- Vaše vrijeme je vrlo dragocjeno. Izrada rasporeda pomoći će vam da ga maksimalno iskoristite.
- Pridržavanje rasporeda može vas osvijestiti o prethodno neotkrivenim obrascima. Na primjer, možda ste konstantno umorni kad se probudite svakog četvrtka jer svaku srijedu navečer provedete vrijeme u kafiću nakon posla. Na taj se način može promijeniti kad to shvatite. Možda, umjesto da provodite vrijeme u kafiću jednom tjedno, možete smanjiti učestalost na jednom svaka 2 tjedna. Tako se i dalje možete zabaviti sa svojim suradnicima, ali ne morate se osjećati iscrpljeno svakog četvrtka.
- Izrada i pridržavanje rasporeda može vam pomoći da radite učinkovitije i produktivnije jer svakom zadatku dodijelite vrijeme. To znači da možete izbjeći "nema dovoljno vremena!"
